W każdej metodyce zarządzania projektami pojawia się plan projektu. W zależności od tego jaką metodykę będziecie stosować plan będzie mniej lub bardziej rozbudowany. Co więcej w zależności od tego z jakim klientem macie do czynienia wymagania odnośnie planu projektu będą różne. Jakich zatem zasad trzymać się, żeby nie zrobić planu, który zawiera za dużo szczegółów, a to co zrobicie było przystępne i możliwe do wykorzystania?
Przez ostatnie 12 lat w każdym projekcie spotykałam się z tym samym stwierdzeniem: potrzebujemy planu projektu. Hmmm super i co dalej? Na początku bałam się pytać, szłam do biurka i kombinowałam. Szybko jednak przekonałam się, że bez doprecyzowania kilku szczegółów nie wiesz czego oczekuje od Ciebie klient, komitet sterujący czy współpracownik. Warto więc uszczegółowić następujące kwestie:
- Jaki jest cel przygotowania planu?
- Kto będzie korzystał z niego korzystał?
- Jak bardzo szczegółowy to ma być plan? (Czy zatrzymujemy się na etapie funkcjonalności, czy potrzebujemy zejść do szczegółów poszczególnych komponentów funkcjonalności?
- Jaka jest strategia implementacji? Czy da się projekt podzielić na etapy?
- Jak szczegółowo opisany zakres prac potrzebujemy?
- Czy w ramach planu musimy opisywać strukturę organizacyjną (podległość, role, obowiązki poszczególnych osób w projekcie)?
- Czy jest to jasne lub czy możemy skorzystać ze struktury firmowej?
Pytań jest dużo, ale bez uzyskania odpowiedzi może się okazać, że utworzysz plan, z którego nikt nie skorzysta, bo będzie za szczegółowy albo będzie zbyt ogólny. Czy warto więc tracić czas? Pamiętajcie też, że im lepiej poznasz organizację, klienta, poznasz odpowiedzi na pytania szybko i sprawnie.
Od siebie dodam jedno zdanie, które usłyszałam kilka lat temu: Bardzo dokładny plan nie sprawi, że będziesz mądrzejszy i bardziej zorganizowany. Im dłuższy jest plan, tym większa szansa, że tylko ty przeczytasz go do końca. Dlatego ja staram się, żeby nie tylko plan zawierał dużo treści, a mało słów.