Analiza biznesowa, Analiza IT, Komunikacja, Planowanie, Project Manager, Zarządzanie ryzykiem

Zarządzanie chaosem

Na początku był chaos. Później zostali stworzeni ludzie… i dopiero wówczas okazało się czym naprawdę jest chaos. Dlatego też w zasadzie od samego początku naszej historii pojawiali się liderzy, którzy ten chaos ludzkich idei i pragnień potrafili okiełznać i nadać im jeden wspólny cel. Myślę, że każdy project manager zgodzi się ze mną, że jego praca polega właśnie na zarządzaniu chaosem.

Chaos pojawia się na każdym etapie zarządzania projektem bez względu na to w jakiej firmie się ten projekt realizuje. Pierwszym etapem jest zawsze zdefiniowanie potrzeby klienta, który zazwyczaj potrafi określić mgliste wyobrażenie tego czego oczekuje na końcowym etapie. I już na tym etapie praca project managera jest niezbędna. Bo jak bez dobrej specyfikacji, perfekcyjnie sprecyzowanej na samym początku, doprowadzić projekt do szczęśliwego finału w zaplanowanym czasie i określonym budżecie? Sami zapewne wiecie z doświadczenia, że nie jest to możliwe.

 

Oto co moim zdaniem trzeba zrobić, żeby ten pierwszy etap naszej pracy stanowił solidny fundament reszty projektu:

  1.       Zadawać jak najwięcej pytań Klientowi na etapie ustalania jego potrzeb. Nawet tych, które wydają się nam najbardziej oczywiste gdyż dla klienta wcale takie nie muszą być. Im więcej dowiemy się na początku tym mniej będziemy mieli pracy przy poprawkach.
  2. Warto też pamiętać o dostosowaniu języka wypowiedzi do klienta, który nie zawsze musi rozumieć co oznacza nasze branżowe słownictwo.
  3.       Nigdy nie zakładać, że wie się co klient ma na myśli i pozostawiać jakieś kwestie niewyjaśnione. Dobrą praktyka jest stworzenie słownika pojęć  dzięki, któremu będzie się miało 100% pewności, że wszystkie osoby zaangażowane w projekt, w tym także nasz zespół, rozumieją o czym mówimy i używając określonych pojęć zawsze mają na myśli to samo.
  4.       Do specyfikacji potrzeb klienta warto zaangażować najważniejsze osoby z zespołu. Pamiętajmy co dwie głowy to nie jedna.
  5.       Ile czasu poświęcić na specyfikację? Odpowiedź jest tylko jedna: tyle ile trzeba! Lepiej zrobić to na początku i z pełną świadomością stojących przed nami wyzwań podjąć się realizacji projektu lub zdecydować o tym, że nie będzie się go realizowało niż tracić czas na kolejne wersje, poprawki, a w konsekwencji na niezadowolenie klienta z opóźnień, a często także większych kosztów, które się z tym opóźnieniem wiążą.
  6.       Przygotować dokładną dokumentację ustaleń, która zostanie zaakceptowana i podpisana przez obie strony, a następnie upewnienie się, że każdy członek naszego zespołu zapoznał się z nią.

 

Uważam, że dobrze przygotowana specyfikacja potrzeb klienta przekłada się bezpośrednio na płynną realizację projektu. A także na mniejszą ilość stresu wynikającą z niezadowolenia klienta, jego poprawek i złości zespołu, że robią te same rzeczy po kilka razy i tracą niepotrzebnie czas. Przy takiej strategii każda ze stron zaangażowanych w projekt wygrywa, a project manager ma świadomość, że już na pierwszym etapie prac nad projektem zminimalizował ryzyko wystąpienia chaosu do minimum.

 

Chętnie dowiem się jakie Wy macie doświadczenia z definiowaniem faktycznych potrzeb klientów i tym jak ich brak ma wpływ na realizację projektu?

Życzę Wam, żeby Wasze projekty nie wyglądały jak historia przedstawiona na poniższej grafice:

  1. Jak opisał to klient, 2. Jak zrozumiał to kierownik projektu, 3. Jak zaprojektował to analityk, 4. Jak napisał to programista, 5. Jak opisał to konsultant biznesowy, 6. Jak projekt został udokumentowany, 7. Co zostało zainstalowane, 8. Za co klient zapłacił, 9. Jakie było wsparcie, 10. Czego klient faktycznie potrzebował.

 

Żródło obrazka: http://www.bowdoin.edu/~disrael/what-the-customer-really-needed/   

 

Dodaj komentarz