Organizacja spotkań, Planowanie, Zarządzanie czasem

Uwaga, tu się pracuje!

Czy też tak macie, że czasem w pracy zrobicie tak dużo, że sami jesteście zdziwieni, a innego dnia macie wyrzuty sumienia bo lista ‘to do’ tylko się powiększyła? Zastanawialiście się czemu tak jest?

Będąc Koordynatorem zespołu Project Managerów miałam nowe osoby, które często pukały do mojego pokoju z różnymi pytaniami. Jedne wymagały powiedzenia: Tak/Nie/Sprawdź tu czy tam. Inne wymagały weryfikacji i spędzenia nad daną sprawą co najmniej godziny. Niestety, nie była to moja jedyna rola, podobnie jak pozostali członkowie zespołu też byłam Project Managerem i miałam swoje projekty do koordynowania. Musiałam więc znaleźć sposób, żeby nie tylko pomagać innym, ale także realizować własne zadania. W sieci znalazłam kilka artykułów, które spowodowały, że zaczęłam zastanawiać się nad ‘uninterrupted work’, ‘productive work’ i stworzyłam sobie taką przestrzeń, w której mogę się skupić i pracować.

Od czego zaczęłam? Zaczęłam od rezerwowania sobie czasu i miejsca na pracę. Zazwyczaj moi współpracownicy zaczynali pracę od 9.00 Ja przychodziłam na 7.00 czy 7.30. Dzięki temu zyskiwałam 1,5 godziny na pracę w ciszy i spokoju. Wiem jednak, że nie każdy może przyjść wcześniej, często godziny naszej pracy są wyznaczone i przychodzimy dokładnie tak samo jak nasi współpracownicy.  Ale na tą okoliczność, też jest sposób: wyjdź do quite room, czy salki konferencyjnej. Mniejsze prawdopodobieństwo, że ktoś Cię znajdzie, a większe, że jest to miejsce w którym się skupisz.

Zarezerwuj w swoim kalendarzu nie tylko przerwę na lunch, ale także na pracę. Utwórz godzinne zadanie: WORK, a następnie na komunikatorze status busy lub do not disturbe. Bądź konsekwentny, nie pozbywaj się tej rezerwacji na każdą prośbę współpracowników, którzy chcą utworzyć spotkanie.

Teraz czas na omówienie, elektronicznych zakłóceń, czyli:

  • Notyfikacji
  • Powiadomień
  • Wyskakujących okienek
  • Portali social
  • Pokusy sprawdzenia prywatnej skrzynki
  • Sprawdzenia, co na Instagramie opublikował były szef, czy jego nowa dziewczyna
  • Sprawdzenia ploteczek, czy wiadomości z danego dnia
  • … i innych

W trakcie godziny, kiedy realizujesz konkretne zadanie, nie sprawdzaj skrzynki, nie odbieraj powiadomień na skype, slack, czy innym komunikatorze. Każde ‘szybkie zerknięcie’ na facebook’a zabiera Twój cenny czas, a dodatkowo powrót do zadania to kolejne stracone minuty. Zapomnij o tym co jest dookoła Ciebie, skup się i pracuj.

Realizując projekt z zespołem, warto zastanowić się nad wspólnym czasem kiedy: nie ma spotkań, nie przeszkadzamy sobie nawzajem tylko realizujemy konkretne zadania. W jednym z moich projektów, umówiliśmy się z zespołem, że nie będzie spotkań pomiędzy 9.30 a 13.00. Wszystkie stand up’y, planningi, retrospektywy, czy przeglądy zaharmonowamowaliśmy na 14.00. Wyjątek stanowiły całodzienne warsztaty z klientem. Dzięki takim ustaleniom macie pewność, że strefa produktywnej pracy, nie zostanie zburzona nie tylko dla Ciebie, ale też dla Twojego zespołu. Warto te ustalenia przekazać także klientowi oraz innym interesariuszom projektu.  

A wiecie kiedy i gdzie mi się najlepiej pracuje? W domu. Cisza, spokój, długa lista ‘to do’, która na koniec dnia robi się imponująco mała.  A jakie są wasze sposoby?

Dodaj komentarz