Agile, Analiza biznesowa, Analiza IT, Badania i rozwój, Komunikacja, Organizacja spotkań, Product Owner, Project Manager, Scrum Master, Zarządzanie czasem, Zarządzanie jakością, Zarządzanie ryzykiem, Zarządzanie zespołem, Zarządzanie zmianą, Zwinne

Ryzyko – to nie tylko zagrożenie

Dla wielu PMów, szczególnie rozpoczynających swoją karierę, ryzyko jest jednym z najtrudniejszych, stałych elementów projektu. Czemu? Zarządzanie ryzykiem jest jednym z najcięższych elementów projektu, a wystąpienie ryzyka powoduje, że wszystkie plany i estymacje, nie tylko te w kontekście projektu, ale też wyników po projekcie mogą się zmienić o nawet 180 stopni. To co trudne, jest naturalnie i podświadome odpychane przez nas, więc staramy się nie myśleć o ryzyku, zagrożeniach, ale jednocześnie tracimy szanse, które mogą się pojawić w trakcie trwania projektu.

A, że my się niczego nie boimy i wychodzimy naprzeciw ogłaszam: czas start na serię artykułów o ryzyku. Dzisiaj zaczynamy….od początku

W związku z tym, że ryzyko jest interdyscyplinarne – definicji jest wiele, ale ja przytoczę dwie. Każda metodologia mówi o ryzyku innymi słowami, ale zarówno w Prince jak i w PMBoK definicje zawierają te same elementy:

  1. Ryzyko to zagrożenie lub szansa, pozytywny lub negatywny wpływ na projekt
  2. Ryzyko można oszacować
  3. Miarą ryzyka jest wartość iloczynu miary prawdopodobieństwa oraz wielkości jego wpływu/siły oddziaływania na cele projektu.

A teraz zwinna metodyka, jedna z najbardziej popularnych w ostatnich 2 latach: AgilePM, definicji jako takiej nie ma, AgilePM odwołuje się do przewodnika PRAM (Project Risk Analysis and Management Guide) i wprowadza krótką i treściwą definicję: Ryzyko projektu to narażenie interesariuszy na konsekwencje odchyleń rezultatu.

Najczęściej popełnianym błędem wśród PMów jest patrzenie tylko i wyłącznie na ryzyko przez pryzmat zagrożeń. Dlatego podczas identyfikacji ryzyk u źródeł warto pamiętać o tym, żeby pytać zarówno o pozytywne aspekty jak i negatywne.  Źródła ryzyk dzielimy na:

  • Wewnętrzne – to ryzyka, które są zlokalizowane wewnątrz organizacji, a zespół projektowy ma na nie wpływ i można nimi zarządzać.
  • Zewnętrzne – Są to globalne warunki, które mogą mieć wpływ na prowadzony przez na projekt. W przeważającej części te ryzyka pozostaną poza kontrolą PMa, ale dzięki świadomości ich występowania PM może nauczyć się działać efektywnie w określonych warunkach.

Ostatnio nadzorowałam projekt w małej firmie usługowej. Właściciel firmy chciał obciąć koszty faktur papierowych. Księgowa widziała same zagrożenia, a dział handlowy szanse:

Ryzyko Typ Zgłaszający
Zniechęcenie stałych klientów Zagrożenie Księgowość
Aspekty prawne (aneksy do umów, zmiany regulaminów) Zagrożenie Księgowość
Błędy operacyjne związane z wysyłką faktur na inny adres email niż powinny być wysyłane. Zagrożenie Księgowość
Problemy z przechowywaniem faktur na nośnikach elektronicznych. Zagrożenie Księgowość
Konieczność tłumaczenia się przed kontrolą skarbową i podatkową Zagrożenie Księgowość
Oszczędność kosztów Szansa Dział Handlowy
Wreszcie papiery nie będą zajmować miejsca w archiwum i na biurku Szansa Dział Handlowy
Przyspieszenie procesu zaliczkowania i rozpoczęcia procesowania zlecenia Szansa Dział Handlowy
Pierwszy krok do wprowadzenia procesu elektronicznego obiegu dokumentów Szansa Dział Handlowy
Pokazania klientom, że firma rozwija się nie tylko pod kątem zwiększenia liczby klientów, pracowników, ale także pod kątem innowacyjności. Szansa Dział Handlowy

Kiedy pokazałam Prezesowi zakres projektu, plan prac oraz podsumowanie spotkań z pracownikami, był w szoku, że jako ryzyko ujęłam zarówno szanse jak i zagrożenia i odpowiednio je wyestymowałam wskazując prawdopodobieństwo występowania i wpływ na projekt. A jednak, polecam zarządzanie ryzykiem właśnie dlatego – szukajmy szans i niwelujmy zagrożenia.

No dobrze, to była najłatwiejsza część, kolejne już wkrótce

Dodaj komentarz