Dla wielu PMów, szczególnie rozpoczynających swoją karierę, ryzyko jest jednym z najtrudniejszych, stałych elementów projektu. Czemu? Zarządzanie ryzykiem jest jednym z najcięższych elementów projektu, a wystąpienie ryzyka powoduje, że wszystkie plany i estymacje, nie tylko te w kontekście projektu, ale też wyników po projekcie mogą się zmienić o nawet 180 stopni. To co trudne, jest naturalnie i podświadome odpychane przez nas, więc staramy się nie myśleć o ryzyku, zagrożeniach, ale jednocześnie tracimy szanse, które mogą się pojawić w trakcie trwania projektu.
A, że my się niczego nie boimy i wychodzimy naprzeciw ogłaszam: czas start na serię artykułów o ryzyku. Dzisiaj zaczynamy….od początku ☺
W związku z tym, że ryzyko jest interdyscyplinarne – definicji jest wiele, ale ja przytoczę dwie. Każda metodologia mówi o ryzyku innymi słowami, ale zarówno w Prince jak i w PMBoK definicje zawierają te same elementy:
- Ryzyko to zagrożenie lub szansa, pozytywny lub negatywny wpływ na projekt
- Ryzyko można oszacować
- Miarą ryzyka jest wartość iloczynu miary prawdopodobieństwa oraz wielkości jego wpływu/siły oddziaływania na cele projektu.
A teraz zwinna metodyka, jedna z najbardziej popularnych w ostatnich 2 latach: AgilePM, definicji jako takiej nie ma, AgilePM odwołuje się do przewodnika PRAM (Project Risk Analysis and Management Guide) i wprowadza krótką i treściwą definicję: Ryzyko projektu to narażenie interesariuszy na konsekwencje odchyleń rezultatu.
Najczęściej popełnianym błędem wśród PMów jest patrzenie tylko i wyłącznie na ryzyko przez pryzmat zagrożeń. Dlatego podczas identyfikacji ryzyk u źródeł warto pamiętać o tym, żeby pytać zarówno o pozytywne aspekty jak i negatywne. Źródła ryzyk dzielimy na:
- Wewnętrzne – to ryzyka, które są zlokalizowane wewnątrz organizacji, a zespół projektowy ma na nie wpływ i można nimi zarządzać.
- Zewnętrzne – Są to globalne warunki, które mogą mieć wpływ na prowadzony przez na projekt. W przeważającej części te ryzyka pozostaną poza kontrolą PMa, ale dzięki świadomości ich występowania PM może nauczyć się działać efektywnie w określonych warunkach.
Ostatnio nadzorowałam projekt w małej firmie usługowej. Właściciel firmy chciał obciąć koszty faktur papierowych. Księgowa widziała same zagrożenia, a dział handlowy szanse:
| Ryzyko | Typ | Zgłaszający |
| Zniechęcenie stałych klientów | Zagrożenie | Księgowość |
| Aspekty prawne (aneksy do umów, zmiany regulaminów) | Zagrożenie | Księgowość |
| Błędy operacyjne związane z wysyłką faktur na inny adres email niż powinny być wysyłane. | Zagrożenie | Księgowość |
| Problemy z przechowywaniem faktur na nośnikach elektronicznych. | Zagrożenie | Księgowość |
| Konieczność tłumaczenia się przed kontrolą skarbową i podatkową | Zagrożenie | Księgowość |
| Oszczędność kosztów | Szansa | Dział Handlowy |
| Wreszcie papiery nie będą zajmować miejsca w archiwum i na biurku | Szansa | Dział Handlowy |
| Przyspieszenie procesu zaliczkowania i rozpoczęcia procesowania zlecenia | Szansa | Dział Handlowy |
| Pierwszy krok do wprowadzenia procesu elektronicznego obiegu dokumentów | Szansa | Dział Handlowy |
| Pokazania klientom, że firma rozwija się nie tylko pod kątem zwiększenia liczby klientów, pracowników, ale także pod kątem innowacyjności. | Szansa | Dział Handlowy |
Kiedy pokazałam Prezesowi zakres projektu, plan prac oraz podsumowanie spotkań z pracownikami, był w szoku, że jako ryzyko ujęłam zarówno szanse jak i zagrożenia i odpowiednio je wyestymowałam wskazując prawdopodobieństwo występowania i wpływ na projekt. A jednak, polecam zarządzanie ryzykiem właśnie dlatego – szukajmy szans i niwelujmy zagrożenia.
No dobrze, to była najłatwiejsza część, kolejne już wkrótce ☺