Agile, Analiza biznesowa, Analiza IT, Komunikacja, Organizacja spotkań, Planowanie, Product Owner, Project Manager, Raportowanie, Zarządzanie jakością, Zarządzanie ryzykiem, Zarządzanie zespołem, Zwinne

Nie bój się pytać, zadawaj mocne pytania!

Naturalnym działaniem człowieka jest szukanie odpowiedzi na pytanie, które jest skierowane do niego. To w jaki sposób odpowie, zależy od tego jak, w jakiej sytuacji, gdzie i jakie zadasz pytanie. Czasem nie mamy wpływu na to gdzie zadajemy pytanie, warto jednak nauczyć się zadawać takie pytania, które poszerzą horyzont odpowiedzi i dadzą opcję poszukania nowych możliwości, kierunku, akcji i działań naszych współpracowników, członków zespołu czy klienta.

Zadając odpowiednie pytania, odkrywamy prawdziwy problem, który zazwyczaj kryje się za tym co niedopowiedziane. Mocne pytania pomogą nam nie tylko w pracy, ale także w życiu codziennym. Zacznę dla odmiany od codzienności i prostych pytań: Co dalej? Jak to zrobisz? Czego oczekujesz?

Przekornie zapytam, czy łatwo zadać takie pytania? To zapewne zależy od tego do kogo kierujemy pytanie. Jeżeli dobrze znamy osobę, wiemy jaka będzie jej reakcja. Gdy widzimy, że ma dobry humor i jest pozytywnie nastawiona po zadaniu pytania otrzymamy odpowiedź, która da pełny ogląd sytuacji.

Pytania możesz dodatkowo wzmocnić, np.: Słyszałam, że chcesz zmienić pracę, ciekawy pomysł, a jaki jest Twój cel? Co chcesz osiągnąć?

Nie dość, że nawiązałeś do aktualnej sytuacji, to jeszcze udało się połączyć 2 mocne pytania. A teraz wyobraźmy sobie sytuację w pracy. Na spotkanie przychodzi przygnębiony Product Owner, nie podobają mu się zrealizowane funkcjonalności, ‘czepia się’ szczegółów. Na spotkaniu są osoby, których on nie zna, jest wycofany. Co w takiej sytuacji zrobić?

Poczekaj, weź go na kawę, wyjdź na zewnątrz (oj kusiło mnie żeby napisać wyjdź na pole) i jak już rozluźnisz atmosferę zapytaj: Jaki jest prawdziwy powód Twojego zachowania? Co Cię powstrzymuje przed akceptacją prac? Jakie zmiany są według Ciebie niezbędne? W jaki sposób możemy poprawić naszą współpracę? Pamiętaj jednak, żeby nie zarzucić go lawiną pytań tylko zadawać je po kolei dostosowując do otrzymywanych odpowiedzi. Zbyt wiele pytań zadanych równocześnie spowoduje chaos w głowie rozmówcy i chęć odpowiedzenia na nie wszystkie w jednym zdaniu.

W trakcie takiej rozmowy, możesz rozwijać pytania, zadawać je w sposób ‘łańcuchowy’ pogłębiając zagadnienie, dowiadując się więcej szczegółów. Musisz jednak mieć wyczucie, wiedzieć kiedy przestać, zatrzymać się, żeby nie zniechęcić do siebie osoby i żebyś w przyszłości, w analogicznej sytuacji mógł wykorzystać tę technikę. Im bardziej znasz osobę tym będzie łatwiej. A co w przypadku, gdy jesteś na pierwszym, lub drugim spotkaniu z klientem, dla którego masz zrobić proof of concept nowej aplikacji mobilnej?

Klient opowiada o swoim pomyśle, a ty nie słyszysz żadnych szczegółów. Twój zespół ma skwaszone miny, bo czuje, że to będzie ‘rzeźbienie’ na bazie domysłów, intuicji, wcześniejszych projektów. To jest szansa dla Ciebie, możesz uratować sytuację. Jak Ty zaczniesz zadawać pytania, to po kilku pierwszych pytaniach w zespole też znajdzie się ‘leader’, który przestanie się bać i wspólnie wyjdziecie z dokładnymi ustaleniami. Takie pytania są istotne w każdej fazie projektu. Poniżej kilka przykładów na różne fazy projektu:

Zbieranie i doprecyzowanie wymagań

  • Jak możemy Ci pomóc?
  • Dlaczego to robimy?
  • Jaki jest cel wydania aplikacji?
  • Jaki problem chcesz rozwiązać?
  • Co jest w zakresie projektu a czego nie ma?
  • Do kiedy powinniśmy skończyć projekt?

Priorytetyzacja i dekompozycja wymagań

  • Co się stanie jak nie zrealizujemy tego wymagania?
  • Co jest dla Ciebie najważniejsze?
  • Jakie są trzy najważniejsze funkcjonalności tej aplikacji?
  • Czego nie będziemy potrzebować w tej wersji?

Warsztaty/spotkanie z klientem

  • Jakie masz oczekiwania w stosunku do tego spotkania?
  • Co musi się wydarzyć na spotkaniu, żebyś uznał, że to był dobrze spożytkowany czas?
  • Czy możemy podsumować nasze ustalenia?
  • Kiedy oczekujesz kolejnego statusu?

Akceptacja produktu przed wdrożeniem

  • Jak oceniasz aplikację?
  • Czy to jest produkt, który wyobrażałeś sobie na początku prac?
  • Co się stanie jak nie wdrożymy w terminie?

Spotkanie podsumowujące projekt (zbieranie lessons learned i wkładu do raportu końcowego)

  • Jakbyś opisał ten projekt w kilku zdaniach?
  • Jakie są Twoje wnioski?
  • Co jest wartością tego projektu?
  • Jakbyś podsumował ze swojej perspektywy wysiłek zespołu?
  • Jakie akcje powinniśmy podjąć po projekcie?
  • Czy to jest czas na działanie?
  • W jakim terminie wykonasz te zadania?

Podziel się swoją wiedzą, dorzuć w komentarzu swoje własne pytania, na inne fazy projektu.

Potrzebujesz pytania po angielsku? Napisz do nas, wyślemy Ci je e-mailem.

Dodaj komentarz