Agile, Analiza biznesowa, Analiza IT, Badania i rozwój, Komunikacja, Organizacja spotkań, Planowanie, Raportowanie, Recenzje, Zarządzanie zmianą

Mała zmiana, duża różnica?

Podczas realizacji prac projektowych często zdarza się, że klient prosi nas o małe zmiany, które przecież zajmują tylko chwilę. Ile razy zdarzyło Wam się, że przez takie drobne, nic nie znaczące zmiany popłynęliście z harmonogramem, czy z budżetem? Wielokrotnie jednak będąc dostawcą boimy się odmówić,  bo przecież nie możemy wyjść na mało elastycznych. Warto jednak wprowadzić zarządzanie zmianą, co spowoduje, że PM nie straci kontroli nad czasem, budżetem i zakresem, dostawca będzie elastyczny, a klient nie poczuje się urażony, że mu odmawiamy. Zarządzanie zmianą można wprowadzić w prosty sposób, stawiając na realizację przez cały projekt kilku punktów:

  • Prowadźmy rejestr zmian, brzmi dumnie, a w praktyce to jest np. projekt na JIRA w którym wprowadzamy zgłoszenia zmian, które chce wprowadzić klient
  • Zgłoszenie zmiany powinno zawierać kilka informacji niezbędnych dla sponsora oraz zespołu, takich jak:
    • Nazwa zmiany
    • Opis zmiany
    • Przyczyna zgłoszenia zmiany
    • Imię i nazwisko zgłaszającego
    • Data zgłoszenia zmiany
  • Zastanówcie się też nad wprowadzeniem do formatki zgłoszeniowej następujących pytań – nie jest to obowiązkowe, ale zdecydowanie ułatwi podejmowanie decyzji:
    • Jak zmiana wpłynie na harmonogram?
    • Czy wprowadzenie zmiany spowoduje przekroczenie budżetu?
    • Czy zmiana spowoduje odejście od założeń/wymagań technicznych?
    • Czy wprowadzenie zmiany spowoduje konieczność wprowadzenia zmian w kolejnych funkcjonalnościach?
    • Czy zmiana będzie miała wpływ na wymagania prawne, czynniki polityczne lub bezpieczeństwa?
  • Zmiany powinny mieć statusy, np.:
    • Nowa
    • Do estymacji (zespołu)
    • Wyestymowana
    • Do uzupełnienia (informacji/danych przez zgłaszającego)
    • Do akceptacji (komitetu sterującego)
    • Zaakceptowana
    • Odrzucona
  • Przeglądajmy co tydzień, 2 tygodnie zgłoszone zmiany, sprawdzajmy wspólnie z klientem ich kompletność w opisie, status zmiany, aktualność, oraz możliwości realizacji
  • Ustalmy z klientem jakie zmiany może akceptować PM, a od którego momentu klient chce akceptować zmiany samodzielnie

Projekt ewoluuje z tygodnia na tydzień, z etapu na etap, a jego stałą częścią jest zmiana. Jeżeli nie wprowadzimy w życie tych kilku punktów, w naszych projektach pojawi się kolejny stały punkt: przekroczenie budżetu, czasu projektu lub zrealizowanie większego/mniejszego zakresu niż ustalony na początku. Czy wtedy klient pochwali nas za elastyczność?

Dodaj komentarz