Co tak naprawdę boli Project Managera? Zakładam, że każdego coś innego, jak to w życiu. Praca PMa jest kompleksowa, wymaga dużego zaangażowania i wszechstronnych umiejętności. Myślę, że są jednak obszary, które bywają problematyczne dla większości z nas.
- Dolegliwość pierwsza: Aktualizowanie statusu projektu.
Nie ma wątpliwości, że każdy projekt bez względu na metodykę zarządzania potrzebuje swojego mniej lub bardziej szczegółowego planu, który Project Manager musi monitorować, aktualizować, a co za tym idzie pozostawać w bliskim kontakcie z zespołem projektowym i interesariuszami. Jest to bardzo czasochłonne i tym bardziej denerwujące, że zamiast faktycznej pracy projektowej trzeba poświęcać dużo czasu na sprawy z pogranicza tych administracyjnych.
Lekarstwo: postaraj się zautomatyzować harmonogram projektu tak bardzo jak tylko to możliwe od samego początku, np. wybierając program, który będzie automatycznie aktualizował plan projektu na podstawie ukończonych zadań zespołu. Przyspieszy to znacznie pracę w stosunku do manualnego „klikania” wykresu.
- Dolegliwość druga: Multitasking.
Multitasking wydaje się nieunikniony w pracy PMa, ale niestety powoduje opóźnienia, zaczęte i niedokończone tematy, a przede wszystkim obniża efektywność pracy, gdy musimy „przełączać się” pomiędzy zupełnie różnymi projektami, czy tematami. Dodatkowo dochodzą do tego bieżące zadania spływające różnymi kanałami. Oj, mnie już boli głowa na samą myśl.
Lekarstwo: Nie istnieje. A tak poważnie – staraj się możliwie najlepiej zarządzać swoją bieżącą pracą i odpowiednio ją priorytetyzować. Odsyłam Cię do oddzielnego artykułu w tym temacie [W tytule ASAP i kilka wykrzykników na końcu ]. Dziel swoją pracę na mniejsze elementy, które można skończyć, zamiast zostawiać rozgrzebane w połowie.
- Dolegliwość trzecia: Estymaty projektu.
Czasem mam ochotę zadzwonić do wróżbity Macieja, być może byłoby prościej wyestymować datę końca projektu. Jako PM musisz podać końcową datę, z której będziesz rozliczony na końcu projektu – jak to zrobić dobrze?
Lekarstwo: Oczywiście – współpracuj z zespołem. Sprawdź, czy wymagania są odpowiednio szczegółowe i zrozumiałe, zarówno dla zespołu jak i interesariuszy. Daj zespołowi czas na przygotowanie estymat, na szybko nikt nie zrobi tego dokładnie. Przejrzyj dziennik projektu, czy lessons learned dla podobnych projektów – estymaty powinny być zbliżone. A na koniec załóż rozsądny bufor.
A jakie są Wasze największe dolegliwości w pracy PMa i jak sobie z nimi radzicie?
Podzielcie się 😊