Komunikacja, Organizacja spotkań, Product Owner, Project Manager, Raportowanie, Zarządzanie czasem, Zarządzanie jakością, Zarządzanie ryzykiem, Zarządzanie zmianą

Noworoczny rachunek sumienia

Początek roku to idealny czas na podsumowania, planowanie, ustalanie celów i zmiany. Będąc Project Managerem ważne jest aby systematycznie znajdować czas na podsumowywanie swoich działań i zastanawianie się nie tylko co można zmienić i ulepszyć w swoim zespole, ale przede wszystkim co udoskonalić w kontekście własnych działań.

Warto więc pomyśleć chwilę nad najważniejszymi umiejętnościami, które powinien posiadać Project Manager i zastanowić się co można ulepszyć w tych obszarach swojej osobowości.

  1. Komunikacja – można spokojnie powiedzieć, że 90% czasu Project Managera zależy od jego sprawnej i klarownej komunikacji z zespołem i szefostwem. Ważne jednak, żeby sobie uświadomić, że nie chodzi tylko o komunikację ustną (werbalną i niewerbalną) ale także pisemną. Zastanów się:
    1. czy faktycznie jasno i klarownie przekazujesz innym informacje nie pozostawiając żadnych niedomówień?
    2. czy przypadkiem nie zakładasz, że skoro Ty coś wiesz to wiedzą to wszyscy więc nie trzeba o tym mówić?
    3. czy sposobem w jaki przekazujesz informacje nie wprowadzasz chaosu?  
  2. Organizacja – rzadko kiedy Project Manager ma tak cudowne warunki pracy, że prowadzi jeden nieskomplikowany projekt na raz. Zazwyczaj projekty są wieloetapowe, skomplikowane, a na dodatek prowadzi się ich kilka, a czasami nawet kilkanaście na raz. Żeby móc sobie z nimi poradzić trzeba być naprawdę zorganizowanym i uporządkowanym. Zastanów się:
    1. czy na pewno nie skupiasz się tylko i wyłącznie na swojej pracy zapominając o monitorowaniu pracy Twojego zespołu?
    2. czy będąc przekonanym o swojej wielozadaniowości nie zapominasz o wielu sprawach, a gdy coś pójdzie nie tak szukasz winnych wśród zespołu nie patrząc na swoje zaniedbania?  
    3. czy ułatwiasz sobie i innym pracę stosując programy do zarządzania tj. np.: jira lub trello? a jeśli tak to czy nie zapominasz o systematycznym zaglądaniu do nich i aktualizacji znajdujących się tam informacji?
  3. Negocjacje – Project Manager jest łącznikiem. Z jednej strony łączy Zarząd z pracownikami, a z drugiej Klientów z pracownikami. Można powiedzieć, że w każdej z tych ról jest na linii frontu i ciągle naraża się na ostrzał. Żeby móc sprawnie działać musi umieć negocjować i musi wiedzieć jak być asertywnym. Zastanów się:
    1. czy na pewno zawsze potrafisz zająć odpowiednie stanowisko i wyrazić swoją opinię?
    2. czy wiesz jak odmawiać, w taki sposób, żeby nikt nie poczuł się urażony?
    3. czy podejmując jakieś decyzje jesteś konsekwentna/y i na pewno dbasz o dobro zespołu i firmy, a nie tylko swoje?
  4. Przywództwo – Project Manager niejednokrotnie musi zarządzać ludźmi, których nie zna zbyt dobrze, jednocząc ich w zgrany zespół i prowadząc do wspólnego celu. Zespół może być międzynarodowy i działać w różnych strefach czasowych, może też być grupą ludzi, która jednorazowo została Ci przydzielona do zrealizowania jakiegoś projektu, któremu jest przeciwna – a Ty musisz sobie z tymi i wieloma innymi przeciwnościami poradzić. Zastanów się:
    1. czy nawet w najtrudniejszych sytuacjach umiesz zachować spokój?
    2. czy potrafisz pomóc innym przezwyciężyć ich problemy, żeby mogli na czas zrealizować swoją pracę?
    3. czy dajesz zespołowi dobry przykład swoim zachowaniem? Inspirujesz do działania, potrafisz wszystkich zaangażować, sprawiasz, że każdy w zespole czuje się doceniony i wie, że jego praca ma znaczenie?
  5. Zarządzanie ryzykiem – doświadczony Project Manager zdaje sobie sprawę, że każdy ale to absolutnie każdy projekt obarczony jest jakimś ryzykiem. Zastanów się:
    1. czy od samego początku odpowiednio określasz ryzyka i przewidujesz jak im zapobiegać lub chociaż je minimalizować?
    2. czy uczysz się na błędach własnych i swoich poprzedników z firmy?
    3. czy aby nie zapominasz o tym, że systematyczne spisywanie przy każdym nowym projekcie lessons learned jest wręcz obowiązkiem gdyż stanowi nieocenione źródło informacji na przyszłość?

Takich pytań można (a nawet należy) zadawać sobie wiele, a rachunek sumienia warto robić systematycznie, a nie tylko raz w roku. Pamiętaj, że nikt nie staje się idealnym Project Managerem z dnia na dzień. Ciężko nawet powiedzieć, że można ten efekt osiągnąć kiedykolwiek. Jest to raczej proces, ku któremu dąży się przez całą karierę zawodową. Ważne jest więc, żeby cały czas patrzeć odrobinę krytycznie także na siebie i w związku z tym cały czas się szkolić i zgłębiać swoją wiedzę.

Pamiętaj, że inwestowanie w siebie nie powinno ograniczać się jedynie do dbania o dobry wizerunek biznesowy, ale także (a może przede wszystkim) o dbanie o rozwój twardych i miękkich umiejętności.

Dodaj komentarz