Gdy w projekcie pojawia się kryzys, nie możesz stać i czekać – ogień sam się nie ugasi. Bieganie wokół ogniska z krzykiem, może jeszcze podsycić płomienie. Proponuję: stań spokojnie i działaj.
- Przed kryzysem: zanim pojawi się kryzys postaraj się go przewidzieć. Nie da się wszystkiego uniknąć, więc bądź przygotowany:
- Przygotuj rejestr potencjalnych ryzyk i postaraj się działać z wyprzedzeniem. Oceń istotność ryzyk i możliwość się ich pojawienia.
- Przygotuj możliwe rozwiązania.
- Obserwuj znaki ostrzegawcze.
- Korzystaj z lessons learned.
- Jednak się pali – w trakcie kryzysu:
- Bądź realistą, ale staraj się być pozytywny – zespół na pewno obserwuje Ciebie i Twoje reakcje. Zachowaj zimną krew.
- Zidentyfikuj źródło problemu, sprawdź czy masz przygotowany plan B na tą sytuację. Jeśli tak – zacznij wdrażanie, póki nie jest za późno.
- Wyznacz konkretne zadania w zespole i spriorytetyzuj prace na nowo.
- Komunikuj się jasno, aby uniknąć spekulacji i nakręcania się zespołu. Pamiętaj, lepsza jest zła informacja, niż brak informacji.
- Jeśli to możliwe – powołaj zespół kryzysowy.
- Skup się na rozwiązaniu problemu, ale bądź czujny, żeby obok nie wyrósł kolejny.
- Po kryzysie:
- Zbierz wszystkie istotne informacje i udokumentuj.
- Przejrzyj lessons learned z zespołem, omówicie co było dobre, a co mogłoby być zrobione lepiej.
- Pochwal zespół i podziękuj.
- Uspokój interesariuszy, pokaż, że dałeś radę i mogą zaufać tobie i zespołowi.
- Nie spoczywaj na laurach.
Na koniec przytoczę złotą zasadę: lepiej zapobiegać, niż leczyć 😊 . Nie na wszystko mamy wpływ, choćbyśmy byli najlepszymi project managerami świata. Mam nadzieję, że powyższe – mimo iż proste zasady, pozwolą Wam zachować głowę na karku w ciężkiej sytuacji projektowej (a może i nie tylko).