W jednym z naszych ostatnich artykułów poruszyłyśmy kwestię małej zmiany, zgłoszonej ze strony klienta. Trzeba jednak pamiętać, że stałą projektu jest właśnie zmiana, dlatego chciałabym pociągnąć ten temat, bo przecież zmiany mogą być różne i powinniśmy jako PMowie być czujni i wiedzieć skąd jeszcze możemy się ich spodziewać. W większości metodyk zmiany dzieli się na 3 obszary w stosunku do projektu: zewnętrzny, wewnętrzny i mieszany.

Obszar zmian zewnętrznych w stosunku do projektu, to obszar na który klient, zarząd, dostawca i kierownik projektu mogą reagować, a nie wynika on bezpośrednio z projektu.

• Obszar prawny – czyli przepisy obowiązujące w kraju dostawcy i klienta, przepisy międzynarodowe oraz wyroki sądów i wykładnie prawne. To są też normy i wymogi certyfikacyjne/koncesyjne, które wpływają na wiele branż.
• Obszar społeczno – polityczny – np. kryzys polityczny, zmiana władzy na bardziej radykalną, klęski żywiołowe, protesty i ruchy społecznościowe.
• Obszar rynkowy – to nowa konkurencja, która pojawiła się na rynku, naciski społeczne, zmiana wymagań klientów oraz presje celebrytów czy ruchów opiniotwórczych.
• Nowe rozwiązania – na które wpływają odkrycia naukowe, nowe narzędzia, technologia oraz postęp naukowy/technologiczny również wymuszają modyfikacje w trwających projektach.
• Klient – w większości przypadków naszym klientem nie jest Kowalski, a firma. Każda zmiana organizacyjna, restrukturyzacja, fuzja, czy brak płynności finansowej może spowodować znaczną zmianę wymagań lub rezygnację z projektu.

Obszar zmian wewnętrznych ma swoje źródło wewnątrz firmy/zespołu projektowego i ma różny kontekst:

• Zmiany organizacyjne firmy – restrukturyzacja wewnętrzna, zmiany w zarządzie i kierownictwie.
• Ludzie – ten czynnik ma wpływ na projekt w wielu kontekstach m.in.: sposób zarządzania ludźmi przez managerów poszczególnych zespołów, zaangażowanie, motywacja oraz ambicje poszczególnych członków zespołu, umiejętności twarde i miękkie.
• Komunikacja – przepływ informacji pomiędzy zespołami.
• Cele, misja oraz priorytetyzacja projektu w stosunku do całej organizacji.
• Błędne zarządzanie i planowanie projektu – zarówno na poziomie zarządu jak i PMa.

Te czynniki, których nie da się zakwalifikować jednoznacznie do obszaru wewnętrznego lub zewnętrznego, są obszarem mieszanym:

• Siła wyższa – to chyba jeden z najbardziej nieprzewidywalnych czynników, które może wpłynąć na projekt, np. awaria sprzętu, pożar, katastrofa lotnicza, choroba, itd.
• Opóźnienia i problemy na linii podwykonawca/dostawca – to mogą być problemy związane z nieterminowością dostaw, czy opóźnieniami w negocjacjach i podpisywaniu umów.

Myślę, że każdy z nas mógłby doprecyzować, rozwinąć i dopisać jeszcze kilka czynników z którymi się spotkał podczas pracy jako PM, stąd zarządzanie ryzykiem w pierwszych etapach projektu powinno być bardzo dokładne, żebyśmy wykryli jak najwięcej ryzyk i żebyśmy mieli mniej niespodzianek (zmian) później w projekcie. W tym roku niemal każdy z PMów miał do czynienia z obszarem prawnym i wprowadzeniem GDPR (RODO) w Unii Europejskiej. Niewiedza, brak klarownych interpretacji przepisów prawnych, a także fakt iż firmy zaczęły prace nad zmianami w procesach, procedurach oraz w oprogramowaniu stosunkowo późno spowodowały wiele przesunięć, nerwów, stresu oraz zmian w budżecie i zakresie. A jak to było u was? Wszystko było gotowe, tego sądnego 27 maja?