Agile, Komunikacja, Organizacja spotkań, Product Owner, Project Manager, Zarządzanie zespołem

Zespół wirtualny

Przez ostatni rok w mojej pracy jedynie 1/5 mojego zespołu była zespołem wirtualnym. Zbliża się nowy rok, czas na nowe wyzwania i tak się złożyło, że od stycznia mój zespół będzie w 80% wirtualny, czyli: członkowie zespołu będą pracować z różnych lokalizacjach, a spotkania face to face będą mocno ograniczone. Cieszę się, że będą to sami specjaliści w swoich dziedzinach, którzy ‘zjedli zęby’ na tym, co będziemy wspólnie robić. Niemniej, dla mnie jako PMa będzie to duże wyzwanie, zwłaszcza, pod kątem organizacji, motywowania i…. braku kontroli zespołu.

 

Dlaczego podkreśliłam te aspekty? 

Zespół wirtualny cechuje duża elastyczność organizacyjna i samodzielność pracy członków zespołu. Leader musi zapomnieć o mikro-kontroli i mocno zaufać swoim współpracownikom. Żeby zespół działał efektywnie, musi jednak wystąpić kilka czynników, między innymi: motywacja. Bez ciągłego wzmacniania zaangażowania pracowników w poszczególne zadania, a przede wszystkim realizację celu całego projektu specjaliści uciekną, a my zostaniemy z ogromnym problemem. Leader powinien ustalić adekwatną do projektu organizację pracy.  Taką, która pozwoli na swobodę, ale jednocześnie zapewni odpowiedni komfort pracy oraz poziom komunikacji.  

 

Jakie zatem działania warto podjąć pod kątem wyżej wymienionych aspektów?

  1. Tworząc, czy przejmując zespół, zorganizuj warsztaty, na których poszczególni członkowie zespołu poznają się nawzajem. O ile jest taka możliwość – walcz o budżet na warsztaty face to face. Taka forma zapewnia największą efektywność. W kolejnych artykułach opiszę proponowaną agendą takich warsztatów.
  2. Nawiązuj relacje prywatne z poszczególnymi członkami zespołu – przyznam, że gdy pierwszy raz zobaczyłam to zdanie w książce jednego ze specjalistów mocno się zdziwiłam. Przecież mamy tyle tematów do omówienia na callach, po co dodatkowo tracić czas na rozmowy na prywatne tematy? Jaki jest w tym cel? Otóż, osoby, które łączy coś więcej niż tylko praca, wiedzą co u nich się dzieje na bieżąco, bardziej angażują się w pracę z tymi ludźmi i w przypadku, gdy wystąpią problemy wspierają się nawzajem. W końcu dla znajomych jesteś w stanie poświęcić więcej niż dla obcych ludzi. 
  3. Jako leader, wpieraj w rozwiązaniu problemu i organizowaniu czasu pracy – ale nie przeszkadzaj. To punkt mocno organizacyjny, zapewniający komfort pracy. Osoby, które są przeciwne ‘pracy zdalnej’ powiedzą, że zespoły wirtualne i tak już mają odpowiedni komfort, siedząc w kapciach i piżamie przed komputerem. Owszem, mają pełną elastyczność, ale takie aspekty jak: status calle, forma stand upów (nie tylko via telefon) oraz forma wsparcia od managera jest w stanie poprawić zaangażowanie i wydajność pracownika.  
  4. Wybierz odpowiednie narzędzia do ticketowania, komunikacji. Odpowiednie to znaczy jakie? Zaproponuj kilka dostępnych dla waszego zespołu pod kątem budżetu oraz funkcjonalności, których potrzebujecie, ale ostateczną decyzję zostaw zespołowi. Identyfikacja z decyzją i wyborem wpłynie korzystnie na sposób wykorzystania ich w codziennej pracy. 
  5. Motywacja. Temat rzeka, zarówno dla zespołów stacjonarnych jak i wirtualnych. Co więcej zmienia się wraz ze zmianami na rynku pracy oraz z czynnikami kulturowymi. W każdym jednak zespole musisz mieć pewność, że już na etapie inicjowania, cały zespół jest włączany w nowe działania i powinien identyfikować się z nimi. Podkreślaj oryginalność działań i korzyści dla projektu. Zadbaj również o aspekt finansowy, który jest niezwykle istotny w każdej strefie czasowej.  

 

Wirtualne zespoły wchodzą w nasze życie i stają się codziennością. W końcu ‘dopadną’ każdego z managerów. Przygotujcie się do tego wyzwania. Dla osób, które chciałby pogłębić swoją wiedzę polecam lekturę książki Petera Ivanova „Moc wirtualnych zespołów’. Już wkrótce recenzja książki na naszym blogu i nowe artykuły inspirowane tą lekturą ☺

Dodaj komentarz