Kolejny ‘bloczek’ w procesie zarządzania jakością to sterowanie/kontrola jakości. Tak jak pisałam wcześniej, to nie jest tylko i wyłącznie odpowiedzialność PMa, a często nawet sponsorzy próbują przenieść odpowiedzialność (czyt: pozbyć się jej) właśnie na rzecz PMa. Jak zatem czytelnie pokazać poszczególnym członkom zespołu projektowego jak przebiega kontrola i kto jest za nią odpowiedzialny? Ja przyjmuję podział na poziomy uwzględniające strukturę zespołu projektowego. 

Poziom D: najniższy poziom – poziom członków zespołu projektowego, specjalistów, osób realizujących zadania. Zaczynając od tego poziomu, każda z osób, która realizuje zadania powinna mieć świadomość, że musi zapewnić odpowiedni poziom realizacji zadania, przykład: grafik, który pracuje nad wizualizacjami musi sprawdzić, czy zawiera ona niezbędne przyciski, czy kolorystyka jest zgodna z życzeniem zamawiającego oraz czy uwzględnia wszystkie wymagania klienta. Developer powinien sprawdzić kod przed oddaniem i zweryfikować, czy działa. Podsumowując, obowiązki tego poziomu są następujące:

• Realizacja zadań.
• Informacja o statusie, postępie prac.
• Informacja o problemach, ryzykach powstających w trakcie realizacji zadania.
• Weryfikacja, wstępna ocena zleconej pracy i odbiór.

Poziom C: poziom liderów zespołów – każdy z liderów musi mieć pewność czy poziom D realizuje zagadnienia jakości na każdym etapie pracy, czy je rozumie i czy raportuje wskaźniki zarządzania jakością do poziomu B. Za co zatem odpowiedzialny jest poziom c? 

• Zapewnienie odpowiedniej, uzgodnionej wcześniej, jakości produktów w swoich zespołach.
• Techniczną spójność produktów oraz dokumentacji produktów.
• Opracowanie dokumentów, które są wymagane przez proces zarządzania jakością.
• Eskalację problemów zgłaszanych przez członków zespołów do poziomu B.

Poziom B: dział zarządzania projektami – a konkretnie Project Manager danego projektu – jest odpowiedzialny za wdrożenie procesu zarządzania jakością w projekcie na niższych poziomach, zgodnie z ustaleniami z Komitetem Sterującym, utrzymanie narzędzi wspomagających proces, uzyskanie informacji od niższych poziomów w celu przedstawienia raportu do poziomu A. Krótkie podsumowanie odpowiedzialności:

• Weryfikację dokumentacji z procesu.
• Odbiór produktów utworzonych przez członków zespołów i przekazanie ich do weryfikacji do kolejnego poziomu.
• Weryfikację terminowości realizacji zadań.
• Raportowanie do Komitetu Sterującego statusu prac, problemów, zagrożeń.

Poziom A – to Komitet Sterujący projektem – który już od etapu inicjowania projektu sprawuje nadzór nad całym procesem zarządzania jakością, nie tylko akceptuje standardy procesu, ale także jest odpowiedzialny za weryfikację danych, które dostarcza Project Manager. Jeżeli widzi, że dane przedstawiają informację o niedotrzymaniu kryteriów zarządzania jakością jest zobowiązany do podjęcia działań naprawczych. Poniżej podsumowanie zakresu odpowiedzialności: 

• Ustalenie procesu zarządzania jakością w etapie inicjowania.
• Nadzorowanie procesu przez cały czas trwania projektu.
• Decyzje o eskalowanych problemach oraz ewentualnych planach naprawczych.
• Weryfikacja i interpretacja raportów przedstawianych przez Project Managera.

Podsumowanie będzie krótkie: za proces zarządzania jakością jest odpowiedzialny każdy członek zespołu projektowego, zgodnie ze swoimi uprawnieniami. Jeżeli wszyscy i każdy z osobna, nie będą rozumieli swojej odpowiedzialności, twierdząc, że jest ona w rękach kogoś innego – powstanie luka. Będzie się ona powiększać, bo takich gagatków będzie przybywać, dlatego jako PM pilnuj zaangażowania w ten proces i zrozumienia roli poszczególnych osób.