We wcześniejszych artykułach omówiłam wstęp do zarządzania procesem jakości oraz planowanie jakości. Teraz czas na zapewnienie jakości w trakcie całego projektu. Tak jak poprzednio odwołam się do PMBoKa. 

Jak inaczej określić zapewnienie jakości? To dbałość o to, żeby dostarczane produkty były zgodne z wymaganiami klienta i dobrymi praktykami, tak, żeby cel biznesowy ustalony na początku projektu, został osiągnięty. 

W ciągu trwania projektu, musimy zastosować zamknięty cykl działań, które wpływają na siebie:

• Gdy pojawia się nowy produkt projektu – ustalaj kryteria i wymagania jakościowe. 
• Planuj zasady zarządzania jakością wraz z techniką pomiaru.
• Zapewniaj jakość procesów operacyjnych, takich jak np. realizacja zadań i prac.
• Kontroluj rezultaty pracy w trakcie jej trwania i po zakończeniu tworzenia danego produktu.
• Przez cały czas trwania projektu możesz weryfikować obowiązujące założenia i mechanizmy, na których opiera się aktualnie system zarządzania jakością. Jeżeli widzisz, że coś nie działa tak jakbyś tego oczekiwał/oczekiwała skonsultuj się z zespołem projektowym i pracujcie nad usprawnienie procesu. 

Jako Project Manager danego projektu, nie jesteś jedyną osobą, która powinna zapewniać jakość w projekcie.  Tak jak już pisałam w poprzednim artykule, za jakość ponoszą odpowiedzialność zarówno: Sponsor, Kierownicy Zespołów i osoby dedykowane do danego zadania. Każdy zgodnie z uprawnieniami jakie mają. 

Pamiętaj, żeby dołożyć wszelkich starań w celu zapewnienia jakości w projekcie. 

Co możesz zrobić?

1. Dopilnuj, żeby osoby realizujące zadania dobrze rozumiały co oznacza ‘good enough’. 
2. Przed przystąpieniem do realizacji danego wymagania, zweryfikuj, czy jest szczegółowo wyspecyfikowane, omówione i zrozumiane przez wykonawców. Każdą wątpliwość lepiej wyjaśnić przed rozpoczęciem prac, niż po ich zakończeniu. 
3. Zadbaj, żeby klient zdawał sobie sprawę, że wyższa jakość oznacza dłuższą pracę i wyższe koszty. Niby jest to jasne, niemniej często klient nie mając tej informacji czarno na białym, może stwarzać problemy przy odbiorze prac bądź w trakcie ich trwania. 
4. Zawsze, nawet przy najmniejszym i najmniej ważnym produkcie opisuj wymagania jakościowe. Tak, żeby zarówno wykonawca jak i klient mieli jasność, czego mogą się spodziewać przy odbiorze. 
5. Kontroluj i zapisuj każdą zmianę, która wpływa na wymagania jakościowe, wraz z informacjami o zgłaszającym i akceptującym zmianę. 
6. Weryfikację jakości kieruj zawsze do odpowiednich osób i miej w zanadrzu ich akceptację. Tak, żeby nie było wątpliwości, kto odebrał produkt. 
7. Na końcu projektu podsumuj kwestię jakości, żeby nikt nie miał wątpliwości, że był to jeden z procesów w projekcie, a osobom zaangażowanym podziękuj za dbanie o jakość w trakcie trwania projektu.