W poprzednich artykułach omówiłam dopiero 2 procesy w cyklu zarządzania ryzykiem. Teraz czas na planowanie reakcji na ryzyka. Jest to proces, który wymaga nie tylko znajomości metodyk project managementu, ale także dużej znajomości branży. Planowanie polega na opracowaniu rozwiązań, które zmniejszą zagrożenia i zwiększają szanse.
-
- Reakcja typu unikanie – to podjęcie takich działań, żeby zagrożenie nie miało wpływu na projekt albo się w ogóle nie wydarzyło.
- Reakcja typu redukcja, która może dotyczyć:
- Prawdopodobieństwa (ryzyka (zagrożenia)
- Wpływu ryzyka (zagrożenia)
- Reakcja typu plan rezerwowy – tak zwany plan B. To taki plan działań, jakie podejmujemy w sytuacji, kiedy ryzyko już się zmaterializowało, a działania pozwolą zredukować jego skutki.
- Reakcja typu przeniesienie – to przeniesienie wystąpienia ryzyka na stronę trzecią (np. wykupienie ubezpieczenia).
- Reakcja typu akceptacja – tak zwane: ‘świadome nic nierobienie’. Ten typ stosuje się wtedy gdy podjęcie jakichkolwiek działań jest zbyt kosztowne, lub nic nie można zrobić.
- Reakcja typu współdzielenie
Współdzielenie dotyczy jednocześnie zagrożeń o okazji. Ten typ reakcji jest powszechnie spotykany w środowisku klient- dostawca gdzie obie strony będą miały korzyści, jeżeli np. koszty będą mniejsze lub poniosą straty, jeżeli koszty zostaną
| Ryzyko | Typ | Zgłaszający | Kontekst | Wpływ | Prawdopodobieństwo | Reakcja | |
| 1 | Zniechęcenie stałych klientów | Zagrożenie | Księgowość | Wielu stałych klientów woli otrzymywanie faktur papierowych | 5 | 3 | Redukcja: rozmawiając z klientami językiem korzyści jest szansa na przekonanie ich do efaktur. W przypadku dużej niechęci, zostawiamy obieg papierowy u danego klienta |
| 2 | Aspekty prawne (aneksy do umów, zmiany regulaminów) | Zagrożenie | Księgowość | Konieczność podpisania aneksów do umów i zmiany regulaminów wew. firmy | 5 | 5 | Unikanie: w ramach prac nad projektem planujemy zmiany w dokumentach prawnych. |
| 3 | Błędy operacyjne związane z wysyłką faktur na inny adres email niż powinny być wysyłane. | Zagrożenie | Księgowość | A co jak wyślemy fakturę do innego klienta? | 4 | 2 | Redukcja: konfiguracja programu księgowego, żeby wysyłał fakturę do właściwego klienta. |
| 4 | Problemy z przechowywaniem faktur na nośnikach elektronicznych. | Zagrożenie | Księgowość | Nie ufamy dyskom, psują się, są problemy z odczytem po 2 latach i tak będzie trzeba drukować faktury, | 3 | 2 | |
| 5 | Konieczność tłumaczenia się przed kontrolą skarbową i podatkową | Zagrożenie | Księgowość | Kontrola US będzie trudniejsza i mogą być problemy w związku z fakturami elektronicznymi | 3 | 2 | |
| 6 | Oszczędność kosztów | Szansa | Dział Handlowy | Koszt obsługi faktur papierowych nie tylko pod kątem pieniędzy, ale także czasu. | 5 | 4 | Wzmocnienie: Spotkania z każdym z klientów, żeby przekonać ich do faktur elektronicznych. |
| 7 | Wreszcie papiery nie będą zajmować miejsca w archiwum i na biurku | Szansa | Dział Handlowy | Aktualnie na biurkach codziennie jest sterta papierów, którą 8wychodząc z pracy trzeba chować. | 2 | 2 | |
| 8 | Przyspieszenie procesu zaliczkowania i rozpoczęcia procesowania zlecenia | Szansa | Dział Handlowy | Klient otrzymuje fakturę niemal od razu i jeżeli szybko zapłaci będziemy mogli od razu procesować zlecenie. | 4 | 3 | Akceptacja |
| 9 | Pierwszy krok do wprowadzenia procesu elektronicznego obiegu dokumentów | Szansa | Dział Handlowy | Marzy nam się procesowanie jak największej ilości dokumentów w formie elektronicznej. | 2 | 2 | |
| 10 | Pokazania klientom, że firma rozwija się nie tylko pod kątem zwiększenia liczby klientów, pracowników, ale także pod kątem innowacyjności. | Szansa | Dział Handlowy | Klienci zwracają uwagę na takie aspekty jak nowoczesne programy, technologie i procesy w firmie, to pokazuje że firma się rozwija. | 3 | 2 |
Nasza tabela zyskała kolejną kolumnę. Czy to już koniec? Nie ☺