PMO (Project Management Office) jest to jednostka, która powinna pomagać w zarządzaniu projektami. Czasami funkcję pełni jedna osoba, czasami jest to cały zespół/dział. Zakres obowiązków zależy od obłożenia pracą Kierowników Projektów, a także organizacji całego biura projektowego.
Niemniej, podstawowe zadania tej jednostki to:
- Administracyjne wspieranie projektów
- Kontrola i monitorowanie przebiegu projektów
- Zarządzanie portfelem projektów
- Tworzenie procesów, standardów i metod
- Rozwój i wsparcie komunikacji w organizacji i w projekcie
- Asystowanie Project Managerom
- Raportowanie
- Rozwiązywanie konfliktów
- Administrowanie dokumentacją
- Promocja zespołu zarządzania projektami oraz całego flow projektowego
- Zapewnienie rozwoju kompetencji pracowników.
Niezwykle ważny jest ciągły rozwój PMO oraz osób w nim pracujących. Nie powinno być tak, że jednostka ‚umiera’ po roku od momentu wdrożenia zarządzania projektami. Z drugiej strony konieczny jest rozwój pracowników i umiejętne kierowanie ich karierą tak, aby zostali jak najdłużej w organizacji, zwłaszcza, że biuro, które działa stabilnie, wówczas zapewnia wiele korzyści.
Najcenniejsze to:
- Ujednolicenie zarządzania projektami.
- Bardziej konstruktywne wykorzystanie zasobów wewnętrznych i zewnętrznych.
- Rozwój kadry i zatrzymanie pracowników w organizacji.
Ostatnio gorącym tematem jest automatyzowanie prac – dzieje się to również w PMO. I wcale nie jest to nic złego. Dzięki dostępnym narzędziom IT zapewnimy, że zadania, które nie rozwijają ludzi (a wręcz często powodują frustrację) zostaną wykonane przez narzędzie, a pracownik będzie mógł zająć się: mentoringiem, coachingiem, czy rozwijaniem konfliktów w zespole.
Na realnych przykładach, chciałabym wam napisać, co udało się zautomtyzować w organizacji w której pracuje:
- Zmiany w kontekście harmonogramu projektu (wprowadzenie jednej zmiany, powoduje, że cały harmonogram aktualizuje się na bazie zależności/ścieżki krytycznej).
- Ocena ryzyka (zmiana jednego parametru, powoduje, że ryzyko wskazuje na wyższy/niższy poziom).
- Zbieranie danych i raportowanie czasu pracy jednej osoby, całego zespołu oraz aktualizacja budżetu projektu
- Wpływ niespodziewanych zdarzeń (np. L4) na przebieg projektu.
- Porównanie prognoz vs realnych wyników po projekcie.
- Weryfikacja czy oczekiwana data dostarczenia projektu przez biznes jest osiągalna i symulacja co można zrobić, żeby osiągnąć tą datę (zwiększenie zasobów, zmniejszenie zakresu). Jira z dodatkowym modułem structure daje takie możliwości.
Co dalej? Chciałabym, żebyśmy popracowali nad przejrzystością działań w stosunku do klienta i zautomatyzowaniem udostępniania informacji, które zbieramy cyklicznie dla klientów. A co wy chcielibyście zautomatyzować, żeby ułatwić sobie pracę?