Komunikacja, Product Owner, Project Manager, Zarządzanie ryzykiem, Zarządzanie zespołem

Rola PMO i automatyzacja pracy

PMO (Project Management Office) jest to jednostka, która powinna pomagać w zarządzaniu projektami. Czasami funkcję pełni jedna osoba, czasami jest to cały zespół/dział. Zakres obowiązków zależy od obłożenia pracą Kierowników Projektów, a także organizacji całego biura projektowego. 

 

Niemniej, podstawowe zadania tej jednostki to:

  • Administracyjne wspieranie projektów
  • Kontrola i monitorowanie przebiegu projektów
  • Zarządzanie portfelem projektów
  • Tworzenie procesów, standardów i metod
  • Rozwój i wsparcie komunikacji w organizacji i w projekcie
  • Asystowanie Project Managerom
  • Raportowanie
  • Rozwiązywanie konfliktów
  • Administrowanie dokumentacją
  • Promocja zespołu zarządzania projektami oraz całego flow projektowego
  • Zapewnienie rozwoju kompetencji pracowników. 

 

Niezwykle ważny jest ciągły rozwój PMO oraz osób w nim pracujących. Nie powinno być tak, że jednostka ‚umiera’ po roku od momentu wdrożenia zarządzania projektami. Z drugiej strony konieczny jest rozwój pracowników  i umiejętne kierowanie ich karierą tak, aby zostali jak najdłużej w organizacji, zwłaszcza, że biuro, które działa stabilnie, wówczas zapewnia wiele korzyści.

 

Najcenniejsze to:

  • Ujednolicenie zarządzania projektami.
  • Bardziej konstruktywne wykorzystanie zasobów wewnętrznych i zewnętrznych.
  • Rozwój kadry i zatrzymanie pracowników w organizacji.

 

Ostatnio gorącym tematem jest automatyzowanie prac – dzieje się to również w PMO. I wcale nie jest to nic złego. Dzięki dostępnym narzędziom IT zapewnimy, że zadania, które nie rozwijają ludzi (a wręcz często powodują frustrację) zostaną wykonane przez narzędzie, a pracownik będzie mógł zająć się: mentoringiem, coachingiem, czy rozwijaniem konfliktów w zespole. 

 

Na realnych przykładach, chciałabym wam napisać, co udało się zautomtyzować w organizacji w której pracuje:

  1. Zmiany w kontekście harmonogramu projektu (wprowadzenie jednej zmiany, powoduje, że cały harmonogram aktualizuje się na bazie zależności/ścieżki krytycznej).
  2. Ocena ryzyka (zmiana jednego parametru, powoduje, że ryzyko wskazuje na wyższy/niższy poziom).
  3. Zbieranie danych i raportowanie czasu pracy jednej osoby, całego zespołu oraz aktualizacja budżetu projektu
  4. Wpływ niespodziewanych zdarzeń (np. L4) na przebieg projektu.
  5. Porównanie prognoz vs realnych wyników po projekcie.
  6. Weryfikacja czy oczekiwana data dostarczenia projektu przez biznes jest osiągalna i symulacja co można zrobić, żeby osiągnąć tą datę (zwiększenie zasobów, zmniejszenie zakresu). Jira z dodatkowym modułem structure daje takie możliwości. 

 

Co dalej? Chciałabym, żebyśmy popracowali nad przejrzystością działań w stosunku do klienta i zautomatyzowaniem udostępniania informacji, które zbieramy cyklicznie dla klientów. A co wy chcielibyście zautomatyzować, żeby ułatwić sobie pracę? 

 

 

Dodaj komentarz