Agile, Analiza biznesowa, Analiza IT, Badania i rozwój, Komunikacja, Książki, Project Manager, Raportowanie, Zarządzanie czasem, Zarządzanie jakością, Zarządzanie ryzykiem, Zarządzanie zespołem, Zarządzanie zmianą

Rola i obowiązki sponsora w projekcie

Sponsor projektu jest podstawową siłą, która prowadzi projekt w kierunku sukcesu. Jeżeli do sponsora dołączy odpowiednio dobrany Project Manager i wspólnie dobiorą zgrany zespół to jest już połowa sukcesu.

W większości przypadków jest to osoba z Zarządu, lub Dyrektor działu. Nie zawsze taka osoba jest w pełni dyspozycyjna dla projektu, czasem buntuje się przed większym zaangażowaniem, myśląc, że do jej zadań przede wszystkim należy zadbanie o budżet projektu. Często jest to wina angażowania takiej osoby w każdą kwestię projektu, czasem brak wiedzy w jakim zakresie powinna być angażowana. Spróbuję w kilku punktach odpowiedzieć na pytanie: W jakich kwestiach sponsor powinien grać pierwsze skrzypce w projekcie?

Budżet – to sponsor trzyma kasę i to on odpowiada za właściwe ulokowanie pieniędzy w poszczególnych etapach projektu. Project Manager raportuje wydatki do sponsora i z nim uzgadnia wszystkie kwestie związane z budżetem.

Cele projektu – powołując projekt sponsor ustala cele projektu, które powinny być zbieżne ze strategią firmy i powinny wskazywać Project Managerowi kierunek realizacji projektu.

Zasoby – sponsor powinien pomóc zorganizować zasoby zarówno wewnątrz jak i na zewnątrz organizacji, a jednocześnie pamiętajmy, że nie chodzi tylko o ‘zasoby ludzkie’, a także o sprzęt, czy materiały. Zdobycie zasobów wielokrotnie wymaga to negocjacji z wieloma kierownikami/dyrektorami, czy firmami zewnętrznymi.

Komunikacja – to sponsor odpowiada za przekazywanie istotnych informacji w ramach firmy.  Project Manager tylko proponuje ścieżki, narzędzia, sposób czy częstotliwość komunikacji wewnątrz i na zewnątrz projektu. Sponsor ostatecznie akceptuje i odpowiada za prawidłowy przebieg komunikacji z czym wiąże się też ostatni punkt:

Widoczność projektu – to sponsor powinien zadbać o to, żeby w ramach organizacji projekt nie był kojarzony tylko z nazwą, ale przede wszystkim, żeby dla wszystkich z organizacji były jasne i widoczne cele, zakres i przyrost projektu. Często o tym decyduje pozycja sponsora w firmie, ale nawet jeżeli sponsorem nie jest Prezes, a Dyrektor powinien znaleźć sposób, żeby jego projekt był wspierany na każdym szczeblu.

Rola sponsora jest podkreślana w każdej metodyce. Jego znaczenie najlepiej widać w wielokrotnie cytowanych głównych warunkach sukcesu projektu. Punkt mówiący o tym, że projekt uda się jeżeli będzie silny i zdecydowany przywódca/sponsor jest na pierwszym miejscu (Clear and strong sponsorship).

Dodaj komentarz