Badania i rozwój, Komunikacja, Organizacja spotkań, Product Owner, Project Manager, Raportowanie, Zarządzanie czasem, Zarządzanie jakością, Zarządzanie ryzykiem, Zarządzanie zespołem, Zarządzanie zmianą

Projekt do zrobienia… na wczoraj

Słyszeliście kiedyś o emergency projects? To projekty, które powoływane są o 12.00 przez Zarząd, o 12.01 zaczynają być realizowane, a ich deadline jest krótki, bez możliwości przesunięcia.

Są to najczęściej projekty wywołane nagłą zmianą sytuacji w firmie, wydarzeniem losowym, zmianą regulacji prawnych, czy paniką Zarządu. 

Takie projekty wymagają od Project Managera dyscypliny, zaangażowania się na 1000% i poświęcenia każdej sekundy na dokładnie ten jeden projekt. 

Jak pracować nad takim projektem?

Staraj się nie panikować, nawet jeśli ktoś stoi Ci nad głową, musisz mieć chwilę do zastanowienia się nad:

  1. Celem i uzasadnieniem biznesowym projektu.
  2. Zakresem prac.
  3. Oczekiwanym terminem realizacji.
  4. Listą interesariuszy.
  5. Przekazaniem zespołowi jasnych informacji o zakresie prac do wykonania.
  6. Listą ryzyk (które w tym przypadku powinny nasunąć ci się od razu).

 

Bez tych podstawowych punktów, niezależnie od tego jak bardzo zwinnie będziecie działać, gorączkować się – zaliczysz porażkę, która w przypadku tego typu projektów w najlepszym wypadku będzie cię kosztować utratę pracy. 

 

Przykład z życia

Jako przykład opowiem wam krótko o projekcie, który prowadziłam około 3 lata temu.,  Nasza ówczesna konkurencja wprowadziła na rynek produkty analogiczny do naszego (3 tygodnie później), ale… zawierał kilka funkcjonalności więcej niż nasz, bo naszemu zarządowi zależało na szybkim wdrożeniu i dopracowaniu ‘detali’ później. Okazało się, że przez ten pośpiech konkurencja ośmieszyła nas i 99% zamówień, które pojawiły się na produkt tuż po naszym wdrożeniu, zostało anulowanych po wdrożeniu produktu konkurencji. 

I co teraz? 

Brak zysków, utrata klientów na produkty z naszego sklepu, a tym samym spadek przychodów i zdenerwowanie zarządu. 

Dostałam dokładnie 1 dzień na wykonanie analizy co musimy ‘dorobić’ żeby wrócić do gry i jak dużo czasu nam to zajmie. Zorganizowałam burzę mózgów z Product Ownerem, analitykiem i osobami z działu marketingu. Wspólnie podjęliśmy decyzję o wykonaniu: szybkiego fine tunningu produktu, sugerującego, że jest to specjalna wersja “light”.  

Jednocześnie zleciliśmy część prac zewnętrznej firmie z i utworzyliśmy całkiem nową kampanię reklamową, która zachwalała prostotę i szybkość wdrożenia produktu w swojej firmie. 

Efekt? Klienci wrócili. Aż 40% wcześniej anulowanych zamówień zostało przywróconych, produkt zachęcił też nowych klientów, którzy kupili kilka naszych produktów. Ale w ciągu 2 tygodni trwania projektu pracowaliśmy z zespołem po 14-16 h, a całą dobę myśleliśmy jedynie o tym projekcie. 

Po zakończeniu projektu odpoczęliśmy kilka dni i zrobiliśmy podsumowanie tych 2 tygodni.  Pokazaliśmy jasno Zarządowi co spowodował tak naprawdę pośpiech przy pierwszym wdrożeniu i jakie wyciągnęliśmy wnioski z pracy przy pierwszej części projektu, a jakie w drugiej ‘ekspresowej’ części. 

Przyznam, że często w podobnych sytuacjach, które miały miejsce w późniejszym czasie, kiedy zarząd próbował na nas naciskać i wymagać od nas natychmiastowego wdrożenia, wracaliśmy do tego projektu i pytaliśmy, czy naprawdę tego chcecie?  

Dodaj komentarz