Zarządzanie kosztami w projektach jest niezwykle ważnym procesem w trakcie trwania projektu w końcu koszt to jeden z 3 podstawowych elementów projektu. Założenie projektu jest takie, że realizuje się projekt, dopóki jest finansowanie. Kiedy zatem rozpocząć planowanie procesu zarządzania kosztami i jakie aktywności są potrzebne w trakcie trwania projektu?

Uruchomienie projektu oraz wszystkie procesy planistyczne zakładają planowanie kosztów przede wszystkim na początku projektu.

W trakcie trwania projektu koszty powinny być kontrolowane, weryfikowane tak, żeby Project Manager i Sponsor mieli jasną i klarowną informację jak ten proces wygląda w świetle pozostałych procesów.

Planowanie kosztów przeprowadza się na bazie zakresu projektu, szacując koszt każdej aktywności/zadania. Należy także uwzględnić informacje dodatkowe, takie jak harmonogram, koszt przypisanej osoby do zadania oraz rejestr ryzyk.

Są to niezwykle ważne informacje, czemu?

Harmonogram wskazuje w jakim okresie będzie realizowany projekt, jeżeli projekt jest długi trzeba wziąć pod uwagę zmianę wartość złotówki. Im dłuższy projekt, tym więcej ryzyk, które mogą stworzyć szanse lub wygenerować dodatkowe zagrożenia.

W dzisiejszych czasach nie tylko zmiana wartości złotówki jest ważna, ale także koszt pracownika, który zmienia się z miesiąca na miesiąc. W przypadku projektów wymagających materiałów (zwłaszcza budowlanych) ich koszt również się zmienia i rośnie z miesiąca na miesiąc. Taka niepewność generuje dodatkowe ryzyka, które mogą przekształcić się w dodatkowe koszty. Warto wziąć te kwestie pod uwagę.

A co dalej? Podobnie jak w przypadku każdego z procesów konieczna jest ciągła kontrola i raportowanie sponsorowi ewentualnych odchyleń od założonego budżetu. Informuj Sponsora na bieżąco i nie ukrywaj przed nim ryzyk związanych z odchyleniami kosztów. Jest to istotne dla każdego typu projektu, zarówno wewnętrznego jak i zewnętrznego. W przypadku projektu zewnętrznego każde odchylenie w kosztach projektu wiąże się ze zmianą marży na utworzony projekt, ostatecznej ceny produktu dla klienta, a także może wpłynąć na projekty powiązane.

Jedną z najbardziej popularnych i najczęściej stosowanych technik zarządzania kosztem jest Budżet Projektu, czyli suma kosztów, które zostały oszacowane i są konieczne do poniesienia, żeby zrealizować cel projektu. Sumując koszty na początku tworzymy budżet a później w trakcie całego projektu kontrolując koszt – kontrolujemy budżet. W raporcie i na spotkaniach ze Sponsorem przedstawiamy informację o odchyleniach i realizacji budżetu w każdym miesiącu, etapie oraz na końcu podsumowując budżet całego projektu.

To najprostsza i najczęściej stosowana technika zarządzania kosztem z którą na pewno zetkniecie się w trakcie prowadzenia projektu.