Kiedy dołączyłam do pewnego z zespołów w roli Project Managera, jednym z moich zadań było przyjrzenie się funkcjonującym procesom i rytuałom. Jednym z nich, który trafił pod moje oko było spotkanie-retrospektywa. Zgodnie z Agilem, retrospektywa powinna odbywać się w regularnych odstępach czasu i dać zespołowi możliwość przeanalizowania swojej pracy, zaproponowanie rozwiązań na poprawienie swojej wydajności oraz wyciągnięcie wniosków. Spotkanie powinno służyć przede wszystkim zespołowi, a nie (tylko) kierownictwu. Niestety, w tym wypadku retrospektywa była częścią spotkania podsumowującego iteracje, na którym były również prezentowane dema. Nie byłoby w tym nic złego, gdyby nie fakt, że spotkanie sumarycznie trwało godzinę, a na samą retrospektywę zostawało ok. 10-15 minut, w spotkaniu brał udział liczny zespół z trzech różnych lokalizacji. Za mało czasu to pierwszy błąd. Drugą niepokojącą kwestią był brak odzewu ze strony zespołu. Kiedy moderator telekonferencji zadawał pytanie „Co poszło nie tak, co moglibyśmy poprawić?” nikt się nie odzywał. Kiedy moderator po chwili pytał „Co moglibyśmy ulepszyć?”, nadal wszyscy milczeli. Finalnie spotkanie sprowadzało się do przeczytania KPI’ów na temat tego ile historyjek udało się zakończyć, a następnie dociekaniu i tłumaczeniu dlaczego nie udało się zrealizować pozostałych.

Postanowiłam działać na małą skalę, przynajmniej początkowo.

Pracę nad zmianami rozpoczęłam od luźnej rozmowy ‚przy kawie’ z zespołem, z którym pracuję stacjonarnie:

•  Zespół nie do końca wiedział, czemu ma służyć retrospektywa.
•  Pewne kwestie i wątpliwości nie były poruszane w trakcie konferencji, ponieważ zespół był przekonany, że to nic nie zmieni.
• W telekonferencji brali udział wysoko postawieni managerowie, których obecność krępowała zespół, brak było luźnej rozmowy i szczerej retrospektywy.
• Czasu było zbyt mało, żeby zastanowić się nad poprzednią iteracją, a co dopiero ją analizować.

Wiedziałam, że formy telekonferencji nie uda mi się zmienić, ani tym bardziej zagospodarować na nią więcej czasu ze względu na różnice strefy czasowej w 3 lokalizacjach. Postanowiłam, że będę działać z moim zespołem lokalnie, o to samo poproszę managerów z pozostałych lokalizacji, a wspólne spotkanie posłuży przedstawieniu wniosków z „wewnętrznych” retrospektyw i sprawdzeniu, czy są one powtarzalne, lub ewentualnie posłużą dalszej dyskusji w innych okolicznościach.

Po tym przydługim wstępie, chciałabym przejść do sedna. Długo zastanawiałam się, jak zrobić po prostu fajną retrospektywę, żeby zatrzeć to złe wspomnienie o poprzedniej.

Spędziłam trochę czasu z wujkiem Google, posiłkując się dobrymi praktykami kolegów po fachu. I tak mój wybór padł na retrospektywę z użyciem klocków LEGO. Całe szczęście mogłam pożyczyć wielkie pudło klocków od młodszego brata. Najpierw przygotowałam krótką prezentację, aby na samym początku wyjaśnić czym jest ta retrospektywa i po co ją robimy. Następnie przeszliśmy do sedna. Po wyjęciu klocków, miny w zespole były bezcenne.

Jak wyglądało spotkanie?

• Klocki rozsypane na środku stołu, wokół którego siedział zespół. Pamiętajcie, że klocków musi być odpowiednio dużo (i muszą być różne), żeby każdy mógł swobodnie budować i nie musiał się ograniczać
• 2 minuty na zaplanowanie figurki odzwierciedlającej ostatnią iterację
• 10-12 na konstruowanie
• Następnie maks 2 minuty dla każdej osoby na omówienie
• Kolejne 2 minuty na zaplanowanie figurki przedstawiającej rozwiązanie problemu
• I ponownie 2 minuty dla każdej osoby na omówienie swojej konstrukcji.

Byłam bardzo pozytywnie zaskoczona efektami tej retrospektywy. Poza tym, że udało mi się odczarować złe postrzeganie tego spotkania, to zebraliśmy kilka naprawdę ciekawych spostrzeżeń, o których nie miałam wcześniej pojęcia. Ponadto zespół docenił formę, która wprowadziła luźną, kreatywną atmosferę, sprzyjającą rozmowie i uzewnętrznianiu problemów. Wszystko trwało niecałą godzinę, nikt się nie nudził, wszyscy byli mocno zaangażowani. Użycie klocków LEGO do retrospektywy wspiera dodatkowo planowanie, kreatywność, dostarcza zabawy i oderwania w dniu pracy, pobudza wyobraźnię, poprawia komunikację i pracę zespołową.

A wy jak przeprowadzacie swoją retrospektywę?