Lean, Agile, Kanban, Scrum – nie da się już zaprzeczyć, że metody pracy zwinnej opanowały świat IT w pełni. Moja przygoda z nimi zaczęła się niemal 10 lat temu – kiedy to trafiłam do firmy VSoft – tworzącej oprogramowanie dla bankowości. Poznałam tam Pawła Brodzińskiego. Cięty język, świetne umiejętności prezentacyjne i… specjalizacja w Kanbanie to znaki rozpoznawcze Pawła, którego możecie kojarzyć z jego licznych wystąpień na konferencjach Agilowych, Scrumowych, IT, developerskich etc.

Wtedy też zaczęła się moja przygoda z metodami leanowymi – trafiłam na szkolenie Pawła z Kanbana. A jednocześnie los zetknął mnie w pracy ze Sławkiem Salamonem i Pawłem Jarmołkowiczem (dziś tworzą startup Harimata), którzy zafascynowani byli metodą lean startup. Pierwszy “startup”, który współtworzyłam to był właśnie ten moment. Pamiętam ten design w paintcie 😀 (#żart), długie godziny wieczornych spotkań, niezliczone karteczki i nowe aplikacje, no i zafascynowanie Applicake, które wówczas było najpopularniejszym  polskim startupem. Kto pamięta te czasy – kciuk w górę 😀

Od tego momentu minęło już prawie 10 lat, a moja fascynacja metodami lean nie minęła 🙂 Dziś prowadzę firmę Project: People, która specjalizuje się w metodach lean, i chciałabym się podzielić z Wami  3 zasadami, które w moim odczuciu są kluczowe w całej filozofii lean. A które z sukcesami wykorzystuję również w zarządzaniu projektami.To co, zaczynamy?

Po pierwsze: wartość

Skupienie na dostarczeniu wartości to jedno z pryncypiów nurtu Lean.

Zarządzając projektami jesteśmy często rozdarci pomiędzy interesariuszami o różnych celach biznesowych, potrzebach, stylach komunikacji. Bardzo często sukces projektu rozbija się o mikroskładniki, które z punktu widzenia realizacji celów biznesowych są nieistotne. Ale dobry PM (często podświadomie) o nie dba. Dlaczego? Bo dostarczają wartość poszczególnym uczestnikom procesu. Oprogramowanie, które tworzymy razem z zespołem IT i biznesem, nie jest wartością samą w sobie. Nie jest nim również realizacja samego projektu. Często o tym zapominamy, zakopując tą wartość pod kolejnymi linijkami kodu, tonami dokumentacji, czy długoterminową roadmapą, której oczekuje klient.

Definiując cele projektu, warto oprócz wizji, miar sukcesu i KPI zastanowić się, jaką wartość dla poszczególnych uczestników procesu niesie ze sobą to co tworzymy. Być może dla CEO firmy, w której pracujemy, jest to wartość w postaci klienta z nowego sektora, która pozwoli  pozyskać case study i przyszłościowo zbudować w tej branży sprzedaż. A może dla naszego klienta jest to być albo nie być na rynku, bo jego poprzednie produkty tracą zainteresowanie odbiorców w związku z digitalizacją. Jak bardzo różni się wówczas dostarczana wartość? Dla pierwszego główną wartością będzie dobra relacja z klientem zbudowana przez PMa, aby uzyskać zgodę na publikację case study czy referencje. Dla drugiego wartością będzie szybki time-to-market produktu i szybkie uruchomienie sprzedaży. Możemy dostarczyć świetny produkt, działające oprogramowanie, a jednocześnie nie dostarczyć wartości dla głównych interesariuszy projektu.

Po drugie: Odpowiednie rozwiązanie

Koncept problem-solution fit, który jest jednym z moich ulubionych w metodzie lean startup, skupia się nie na tym, by proponować rozwiązania lub by roztrząsać problem. Jej sednem jest doskonałe zrozumienie problemu odbiorców, by móc zaproponować rozwiązanie, które globalnie je rozwiąże. Nie 10 rozwiązań, które tylko przykryją problem, tylko to jedno właściwe rozwiązanie, które da ludziom wartość.

W pracy PMa metoda ta jest szczególnie wartościowa w sytuacjach konfliktowych, kryzysowych, trudnych. Warto wówczas:

• Skupić się na jak najszerszym zrozumieniu problemu i jego przyczyn, dotarciu do różnych interesariuszy, dla których jest to problem i przeprowadzeniu z nimi (nawet krótkich) wywiadów identyfikujących jego istotę.
• Analiza i zidentyfikowaniu źródeł problemu.
• Wylistowaniu kilku (co najmniej 3-4 możliwych rozwiązań).
• Wspólnym przedyskutowaniu możliwości z interesariuszami i ich korekcie na tej podstawie.
• Wyborze odpowiedniego rozwiązania i jego zaakceptowaniu z decydentami.

Po trzecie: Zero waste

Eliminacja marnotrawstwa to kolejna z zasad, która przyświeca metodom lean. I nie, nie piszę tutaj o rezygnacji z plastiku 😀 Marnotrastwo w projektach przybiera różnorodną formę od marnotrawstwa zasobów np. finansowych, aż po marnotrawstwo w zakresie możliwości zespołu czy czasu.

Zadaniem PMa jest dowiezienie projektu w terminie z realizacją jego celu. Co gdyby jednak dowieźć szybciej większą wartość? Można to osiągnąć właśnie dzięki eliminacji marnotrawstwa w procesie. Jak to zrobić? Lean przychodzi z kilkoma propozycjami:

• Zamknij iteracje w pętlach build-measure-learn (zbuduj – zmierz – wyciągnij wnioski). Niestety znaczna część firm IT stosujących Agile czy Scrum eliminuje z tej pętli krok ‘measure’. Skup się na tym, by opomiarować to, co zostało wytworzone i by wyciągnięte wnioski opierały się nie tylko na researchu jakościowym (np. retrospektywa, wywiady z zespołem), ale również na badaniu ilościowym (danych, statystykach, miarach). Na tej podstawie automatyzuj, skracaj, eliminuj niepotrzebne elementy pracy.
• Skup uwagę zespołu na dostarczaniu ‘just in time’ (z ang. dokładnie na czas), nie dorzucaj do workflow zadań, które są zbyt odległe, skup się na projektowym tu i teraz. Każde zbyt odległe planowanie skutkuje marnotrawstwem związanym ze zmieniającą się sytuacją rynkową, potrzebami klientów czy choćby zmieniającym się zakresem prac. Wszystko co wytworzone jest w procesie ‘na zapas’ to potencjalne marnotrawstwo czasu lub zasobów.
• Skup uwagę zespołu na celu sprintu – wyznaczajcie wspólnie zawsze jednoznaczny cel działań na dany okres, który przyświeca całemu zespołowi.Wszyscy powinni pracować nad tym celem / obszarem, aż do jego dostarczenia jako całości.

Lean skupia się na tym, by dostarczać wartość w prosty i szybki sposób, eliminując marnotrawstwo. Jednak same zasady mimo, że są proste – to są trudne w implementacji. Zachęcam Was do tego, by wziąć z artykułu na początek jedną metodę, którą przetestujecie z zespołem w projekcie, który aktualnie prowadzicie.

Autor: Beata Mosór-Szyszka

Współzałożycielka i CEO w Project: People (www.projectpeople.pl) – strategicznej agencji specjalizującej się w metodach lean. Firma nie ma oferty – pracuje bezpośrednio na potrzebie/problemie, rozwiązując kluczowe trudności i wspierając realizację najważniejszych celów biznesowych klientów, by usprawnić działanie ich firm / projektów / marek. Beata jest autorką metody tworzenia kampanii marketingowych – Lean Marketing Sprint oraz narzędzia do pracy na wartościach – Values Poker. Jest również mentorem Google LaunchPad w obszarach Marketing i Produkt.