Agile, Product Owner, Project Manager, Zarządzanie czasem, Zarządzanie ryzykiem, Zarządzanie zmianą

Ryzyko – i co dalej?

Ryzyko – i co dalej?

W ostatnim artykule zdefiniowałam co to jest ryzyko i wypisałam kilka ryzyk z projektu, który miałam przyjemność prowadzić. I co dalej? Oj tak, to dopiero początek.

Cykl zarządzania ryzykiem składa się z 4 elementów i powinien być procesowany przez cały projekt:

  1. Identyfikuj
  2. Oceniaj
  3. Planuj
  4. Wdrażaj
  5. Komunikuj

W poprzednim artykule zidentyfikowałam kilka ryzyk (szans i zagrożeń) dla projektu, który prowadziłam, co to zatem jest identyfikacja ryzyka? To rozpoznanie ryzyk, które mogą wystąpić w trakcie trwania projektu zarówno ze źródeł zewnętrznych jak i wewnętrznych. Tu chciałabym zwrócić waszą uwagę na kilka aspektów:

  1. Starajcie się zidentyfikować kontekst ryzyka i opisać go w taki sposób, żeby osoba, która zobaczy wasz opis wiedziała o co chodzi.
  2. Pytania, które warto zadać:
    1. Z jakim projektem mamy do czynienia?
    2. Jak wiele klientów skorzysta z głównego produktu projektu?
    3. Co się stanie jak produkt nie wypali?
    4. Znając strukturę firmy, pytajcie jakie zagrożenia widzą poszczególne działy, czego się obawiają, ale nie zapominajcie, zapytać o szanse, które mogą się pojawić w trakcie projektu lub po jego zakończeniu.
  3. Przeglądnij doświadczenia i ryzyka z poprzednich projektów i nie zapomnij zostawić śladu po tym projekcie
  4. Zrób warsztaty – co dwie głowy to nie jedna.
Ryzyko Typ Zgłaszający Kontekst Wpływ Prawdopodobieństwo
1 Zniechęcenie stałych klientów Zagrożenie Księgowość Wielu stałych klientów woli otrzymywanie faktur papierowych 5 3
2 Aspekty prawne (aneksy do umów, zmiany regulaminów) Zagrożenie Księgowość Konieczność podpisania aneksów do umów i zmiany regulaminów wew. firmy 5 5
3 Błędy operacyjne związane z wysyłką faktur na inny adres email niż powinny być wysyłane. Zagrożenie Księgowość A co jak wyślemy fakturę do innego klienta? 4 2
4 Problemy z przechowywaniem faktur na nośnikach elektronicznych. Zagrożenie Księgowość Nie ufamy dyskom, psują się, są problemy z odczytem po 2 latach i tak będzie trzeba drukować faktury, 3 2
5 Konieczność tłumaczenia się przed kontrolą skarbową i podatkową Zagrożenie Księgowość Kontrola US będzie trudniejsza i mogą być problemy w związku z fakturami elektronicznymi 3 2
6 Oszczędność kosztów Szansa Dział Handlowy Koszt obsługi faktur papierowych nie tylko pod kątem pieniędzy, ale także czasu. 5 4
7 Wreszcie papiery nie będą zajmować miejsca w archiwum i na biurku Szansa Dział Handlowy Aktualnie na biurkach codziennie jest sterta papierów, którą wychodząc z pracy trzeba chować. 2 2
8 Przyspieszenie procesu zaliczkowania i rozpoczęcia procesowania zlecenia Szansa Dział Handlowy Klient otrzymuje fakturę niemal od razu i jeżeli szybko zapłaci będziemy mogli od razu procesować zlecenie. 4 3
9 Pierwszy krok do wprowadzenia procesu elektronicznego obiegu dokumentów Szansa Dział Handlowy Marzy nam się procesowanie jak największej ilości dokumentów w formie elektronicznej. 2 2
10 Pokazania klientom, że firma rozwija się nie tylko pod kątem zwiększenia liczby klientów, pracowników, ale także pod kątem innowacyjności. Szansa Dział Handlowy Klienci zwracają uwagę na takie aspekty jak nowoczesne programy, technologie i procesy w firmie, to pokazuje że firma się rozwija. 3 2

 

Kolejnym przystankiem w cyklu jest ocena ryzyka. Jest wiele technik do oceny ryzyka, należą do nich: drzewo prawdopodobieństwa, obliczanie wartości oczekiwanej, analiza Pareto, a także siatka prawdopodobieństwo- wpływ. Ja korzystam najczęściej z siatki prawdopodobieństwo – wpływ. Dlaczego? Dla mnie ta metoda jest najbardziej przejrzysta i dociera nie tylko do osób technicznych, ale także biznesowych. Komunikując się później z Zarządem/komitetem Sterującym projektem wklejasz siatkę i jest ona na tyle czytelna, że nie wymaga dodatkowych wyjaśnień, tłumaczeń. Warto na początku projektu ustalić, które ryzyka interesują nasz zarząd, zaznaczamy wtedy obszar w siatce na czerwono i raportując przesyłamy informacje odnośnie ryzyk, które interesują nasz zarząd. Jednocześnie nie zapominajmy o ustaleniu tych ryzyk, którymi nie będziemy się zajmować w trakcie projektu ( w tabeli zaznaczone na szaro). Na dzień dzisiejszy mamy 6 ryzyk na które musimy zwracać uwagę i raportować o nich Zarządowi. To nie jest stała liczba, w trakcie projektu może się okazać, że ‘ryzyka szare’ zwiększą swoją moc i wskoczą do raportu, lub okaże się, że te, które teraz są na czerwono zaznaczone znikną z naszej tabeli.

prawdopodobieństwo 5 2
4 6
3 8 1
2 9,  7 4,  5, 10 3
1
1 2 3 4 5
  Wpływ

Acha, na końcu przypomnę wam, że listę ryzyk aktualizujemy cały czas. To praca przez cały projekt, nie wolno zapominać o tym i lekceważyć, bo zagrożenia i szanse czają się za rogiem i tylko czekają, żeby PM się zagapił 😉

Dodaj komentarz