Ryzyko – i co dalej?
W ostatnim artykule zdefiniowałam co to jest ryzyko i wypisałam kilka ryzyk z projektu, który miałam przyjemność prowadzić. I co dalej? Oj tak, to dopiero początek.
Cykl zarządzania ryzykiem składa się z 4 elementów i powinien być procesowany przez cały projekt:
- Identyfikuj
- Oceniaj
- Planuj
- Wdrażaj
- Komunikuj
W poprzednim artykule zidentyfikowałam kilka ryzyk (szans i zagrożeń) dla projektu, który prowadziłam, co to zatem jest identyfikacja ryzyka? To rozpoznanie ryzyk, które mogą wystąpić w trakcie trwania projektu zarówno ze źródeł zewnętrznych jak i wewnętrznych. Tu chciałabym zwrócić waszą uwagę na kilka aspektów:
- Starajcie się zidentyfikować kontekst ryzyka i opisać go w taki sposób, żeby osoba, która zobaczy wasz opis wiedziała o co chodzi.
- Pytania, które warto zadać:
- Z jakim projektem mamy do czynienia?
- Jak wiele klientów skorzysta z głównego produktu projektu?
- Co się stanie jak produkt nie wypali?
- Znając strukturę firmy, pytajcie jakie zagrożenia widzą poszczególne działy, czego się obawiają, ale nie zapominajcie, zapytać o szanse, które mogą się pojawić w trakcie projektu lub po jego zakończeniu.
- Przeglądnij doświadczenia i ryzyka z poprzednich projektów i nie zapomnij zostawić śladu po tym projekcie
- Zrób warsztaty – co dwie głowy to nie jedna.
| Ryzyko | Typ | Zgłaszający | Kontekst | Wpływ | Prawdopodobieństwo | |
| 1 | Zniechęcenie stałych klientów | Zagrożenie | Księgowość | Wielu stałych klientów woli otrzymywanie faktur papierowych | 5 | 3 |
| 2 | Aspekty prawne (aneksy do umów, zmiany regulaminów) | Zagrożenie | Księgowość | Konieczność podpisania aneksów do umów i zmiany regulaminów wew. firmy | 5 | 5 |
| 3 | Błędy operacyjne związane z wysyłką faktur na inny adres email niż powinny być wysyłane. | Zagrożenie | Księgowość | A co jak wyślemy fakturę do innego klienta? | 4 | 2 |
| 4 | Problemy z przechowywaniem faktur na nośnikach elektronicznych. | Zagrożenie | Księgowość | Nie ufamy dyskom, psują się, są problemy z odczytem po 2 latach i tak będzie trzeba drukować faktury, | 3 | 2 |
| 5 | Konieczność tłumaczenia się przed kontrolą skarbową i podatkową | Zagrożenie | Księgowość | Kontrola US będzie trudniejsza i mogą być problemy w związku z fakturami elektronicznymi | 3 | 2 |
| 6 | Oszczędność kosztów | Szansa | Dział Handlowy | Koszt obsługi faktur papierowych nie tylko pod kątem pieniędzy, ale także czasu. | 5 | 4 |
| 7 | Wreszcie papiery nie będą zajmować miejsca w archiwum i na biurku | Szansa | Dział Handlowy | Aktualnie na biurkach codziennie jest sterta papierów, którą wychodząc z pracy trzeba chować. | 2 | 2 |
| 8 | Przyspieszenie procesu zaliczkowania i rozpoczęcia procesowania zlecenia | Szansa | Dział Handlowy | Klient otrzymuje fakturę niemal od razu i jeżeli szybko zapłaci będziemy mogli od razu procesować zlecenie. | 4 | 3 |
| 9 | Pierwszy krok do wprowadzenia procesu elektronicznego obiegu dokumentów | Szansa | Dział Handlowy | Marzy nam się procesowanie jak największej ilości dokumentów w formie elektronicznej. | 2 | 2 |
| 10 | Pokazania klientom, że firma rozwija się nie tylko pod kątem zwiększenia liczby klientów, pracowników, ale także pod kątem innowacyjności. | Szansa | Dział Handlowy | Klienci zwracają uwagę na takie aspekty jak nowoczesne programy, technologie i procesy w firmie, to pokazuje że firma się rozwija. | 3 | 2 |
Kolejnym przystankiem w cyklu jest ocena ryzyka. Jest wiele technik do oceny ryzyka, należą do nich: drzewo prawdopodobieństwa, obliczanie wartości oczekiwanej, analiza Pareto, a także siatka prawdopodobieństwo- wpływ. Ja korzystam najczęściej z siatki prawdopodobieństwo – wpływ. Dlaczego? Dla mnie ta metoda jest najbardziej przejrzysta i dociera nie tylko do osób technicznych, ale także biznesowych. Komunikując się później z Zarządem/komitetem Sterującym projektem wklejasz siatkę i jest ona na tyle czytelna, że nie wymaga dodatkowych wyjaśnień, tłumaczeń. Warto na początku projektu ustalić, które ryzyka interesują nasz zarząd, zaznaczamy wtedy obszar w siatce na czerwono i raportując przesyłamy informacje odnośnie ryzyk, które interesują nasz zarząd. Jednocześnie nie zapominajmy o ustaleniu tych ryzyk, którymi nie będziemy się zajmować w trakcie projektu ( w tabeli zaznaczone na szaro). Na dzień dzisiejszy mamy 6 ryzyk na które musimy zwracać uwagę i raportować o nich Zarządowi. To nie jest stała liczba, w trakcie projektu może się okazać, że ‘ryzyka szare’ zwiększą swoją moc i wskoczą do raportu, lub okaże się, że te, które teraz są na czerwono zaznaczone znikną z naszej tabeli.
| prawdopodobieństwo | 5 | 2 | ||||
| 4 | 6 | |||||
| 3 | 8 | 1 | ||||
| 2 | 9, 7 | 4, 5, 10 | 3 | |||
| 1 | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||
| Wpływ | ||||||
Acha, na końcu przypomnę wam, że listę ryzyk aktualizujemy cały czas. To praca przez cały projekt, nie wolno zapominać o tym i lekceważyć, bo zagrożenia i szanse czają się za rogiem i tylko czekają, żeby PM się zagapił 😉