Wszyscy zwracają uwagę na odpowiednie rozpoczęcie projektu i jego prowadzenie, natomiast zamykanie projektu zazwyczaj ograniczone jest do podpisania odpowiednich papierów i ewentualnych gratulacji gdy projekt zakończy się sukcesem, lub wymownym milczeniem gdy nie wszystko pójdzie zgodnie z planem.  Warto jednak pamiętać, że ostatni etap projektu, jakim jest jego zakończenie, jest doskonałym momentem na podsumowanie dotychczasowych działań i przemyślenie wniosków na przyszłość. Idealnym sposobem jest stworzenie księgi projektu (najlepiej on-line), której najważniejszym elementem powinna być ocena projektu.

Najlepiej zacząć odpowiadając na pytanie: czy cele projektu zostały zrealizowane, nie tylko z naszego punktu widzenia ale także beneficjentów. Dobrze byłoby zrobić także ich analizę pod kątem uzyskanych rezultatów. Kolejnym elementem księgi projektu powinien być opis realizacji projektu. Dużym ułatwieniem jest systematyczne prowadzenie dziennika projektu dzięki czemu będziemy mieli pewność, że po czasie o niczym nie zapomnimy. Wręcz naturalnym jest, że z tego elementu płynnie przechodzi się do lesson learned. Dla własnego rozwoju i zwiększenia efektywności swojej pracy w przyszłości warto zanotować sobie sugestie dotyczące pracy nad danym projektem. Powiedzmy sobie to szczerze, nasza pamięć jest dobra… ale krótka. Jeśli czegoś nie spiszemy to po pewnym czasie uleci nam to z głowy. Szczególnie gdy do konkretnego projektu będziemy chcieli wrócić np. po dwóch latach.

Ocena projektu koniecznie powinna zawierać omówienie:

•         Podjętych działań
•         Osiągniętych rezultatów
•         Wytworzonych produktów

a także rozliczenie zastosowanych środków.

Jako PMowie jesteśmy przyzwyczajeni do oceniania pracy innych osób jednak pracując nad księgą projektu spójrzmy krytycznym okiem na własne działania. Odpowiedzmy sobie na pytanie co moglibyśmy usprawnić w przyszłości lub zrobić całkowicie inaczej, a co się sprawdziło? Dobrym sposobem może być przygotowanie ankiety z kilkoma pytaniami dla zespołu (a może nawet klienta), która pozwoliłaby na wyciągnięcie konstruktywnych wniosków na temat naszego zarządzania. Idealnym narzędziem będzie Google Forms, w którym w prosty sposób przygotujemy elektroniczny formularz. Jest on łatwy do udostępnienia i w przejrzysty sposób automatycznie pokazuje nam wyniki ankiety.  

Pamiętajcie, że wszystkie doświadczenia projektowe są ogromnym i wręcz bezcennym kapitałem. Warto go zachować dla innych członków zespołu i nowych pracowników, którzy w przyszłości do niego dołączą.