Analiza biznesowa, Analiza IT, Komunikacja, Prince2, Project Manager, Zarządzanie czasem, Zarządzanie ryzykiem

Papierologa, zbędna czy niezbędna?

Każdy Project Manager chciałby, żeby w kolejnym projekcie było mniej ryzyk, problemów, niewiadomych. Zastanawialiście się, co pomaga uczyć się na błędach? Co powoduje, że zminimalizujecie ryzyko, zmniejszycie ilość problemów, jak wdrożycie dobre praktyki z poprzednich inicjatyw? Co zrobić, żeby każdy kolejny projekt był łatwiejszy, z mniejszą liczbą pułapek i znaków zapytania?

Jest kilka produktów w metodyce PRINCE2, które pomogą nam uczyć się na błędach. Uwierz, nie każda papierologia jest zbędna, co więcej, można ją prowadzić tak, żeby przyniosła wymierne korzyści dla Ciebie i dla Twoich aktualnych i przyszłych projektów. Poniżej wpisałam kilka bazowych produktów, zapisów i raportów, które według mnie dają korzyści w projektach:

Dziennik Projektu – ile razy prowadziłeś dziennik projektu od początku do końca jego trwania? Ja na początku nie traktowałam tego poważnie. Są jednak takie notatki, których nie możesz ująć w ramach ‘minutek ze spotkań’, ‘raportów’ czy też nie umieścisz ich w mailach. W dzienniku możesz też zachować chronologię zdarzeń, która pomoże Ci odtworzyć, od czego się zaczęło i jak się zakończyło. Zobaczysz tam też notatki, szkice informacji, które na początku projektu mogą wydać się trywialne, a pod koniec nabiorą znaczenia. Dlatego polecam prowadzenie takiego dziennika. To może być jedna strona w OneNote, jeden dokument Word’a, czy Excel. Prowadź go w takim narzędziu, które uważasz za najbardziej przyjazne. Nie musi być pięknie sformatowany, ale podkreślaj elementy ważne od samego początku i jeżeli wklejasz tam informacje z jakiegoś dokumentu czy notatki nie zapominaj o linku do źródła. Pamięć jest dobra, ale krótkotrwała, a taki dziennik pomoże Ci uchronić informacje, z których możesz wynieść dobre praktyki, czy informacje o potencjalnych ryzykach.

Notatki ze spotkań – jest kilka narzędzi, które pozwolą Ci zrobić notatki niemal automatycznie. Wystarczy wpisać zasadniczą treść. Czy to zajmuje dużo czasu? Nie, zwłaszcza gdy szkic notatki powstanie już w trakcie spotkania. A czy przyniesie wartość dla Ciebie, projektu, teamu? Tak. Prostym przykładem mogą być ustalenia, co do dodatkowych zadań, czy też zmian terminów. Oczywiście, że naniesiesz je później do planu/harmonogramu. Ale nic nie stoi na przeszkodzie, żeby wysłać podsumowanie tuż po rozmowie. W razie wątpliwości oprócz zmian w planie, jest również informacja w e-mailu. Spotkanie potwierdzone notatką, będzie traktowane poważnie i masz większe szanse, że uczestnicy zrealizują ustalone punkty. Dobrą praktyką jest też potwierdzanie, że druga strona potwierdziła ustalenia z notatki.

Lessons learned (LL) – w dzienniku projektu warto od początku zrobić sobie kilka punktów, jeden z nich powinien brzmieć: Lessons Learned. Warto wyciągać wnioski od początku trwania projektu, zapisywać informacje, po to żeby sprawdzać jak problemy, ryzyka ewoluują, a także jak małe sukcesy z projektu można przenieść na dział, czy też całą organizację. Pamiętaj, że LL nie są po to, żeby gnębić innych. Ale po to, żeby tworzyć dobre praktyki i uczyć się na błędach. Traktuj je poważnie, ucz innych uczestników, a po kilku projektach zobaczysz pierwsze rezultaty. Nie bój się omawiać LL z wszystkimi uczestnikami. Nie zawsze musisz się z nimi zgadzać, ale dzięki rozmowie, każde z was zobaczy punkt widzenia drugiej osoby i wspólnie możecie wypracować rozwiązanie, które zostanie przyjęte w całej organizacji.  

Raport końca projektu – kiedy powinniśmy zacząć pisać raport końca projektu? – Według mnie podczas inicjowania projektu. W jakiej formie? W formie dziennika projektu, który potem wdrożysz do templatki raportu obowiązującego w twojej firmie. Dzięki temu, twój raport będzie o całym projekcie, a detale, które będą istotne, będą poparte notatkami, cytatami i linkami do dokumentów. Zarówno LL jak i raport końcowy można wykorzystać, żeby podkreślić wartość projektu lub pracę teamu, ale pod warunkiem, że przekujesz problemy w wyzwania, które łączą team i motywują do działania. Nie unoś się, nie działaj sam. Omów raport i LL z teamem i spróbujcie wspólnie wykorzystać doświadczenia w kolejnym projekcie.

Produktów w PRINCE2 jest dużo więcej. Te, które wskazałam powyżej wykorzystuję najczęściej do rozwoju i uczenia się na błędach. A które pomagają Tobie?

Jesteś zainteresowany/zainteresowana szablonami, których używamy? Napisz do nas, a my prześlemy Ci je na emaila.

Dodaj komentarz