Uruchomienie projektu oraz wszystkie procesy planistyczne zakładają planowanie kosztów przede wszystkim na początku projektu.

W trakcie trwania projektu koszty powinny być kontrolowane, weryfikowane tak, żeby Project Manager i Sponsor mieli jasną i klarowną informację jak ten proces wygląda w świetle pozostałych procesów. Podział kosztów pomaga nam na usystematyzowanie weryfikacji kosztów i wspiera kontrolę kosztów. A w trakcie podsumowania projektu będzie pomocne do wskazania odchyleń w konkretnym rodzaju kosztów i pomoże przy szacowaniu kolejnych projektów.

Koszty możemy podzielić z perspektywy realizacji projektów oraz ze względu na rodzaj.

Podział kosztów ze względu na rodzaj:

• Osobowe/ludzkie – to koszty wynikające z podpisywanych umów z pracownikami. Rozliczamy jest z punktu widzenia godzin, dniówek lub części etatu danego pracownika.
• Środków trwałych i narzędzi – czyli koszty samochodów, biura, maszyn a także innych rzeczy, które pozwalają na realizację projektów. Sposobem rozliczenia takich kosztów jest albo pełna cena za środek trwały albo procent kosztu weryfikując w jakim stopniu maszyna była wykorzystana.
• Materiałowe – to te rzeczy, które zużywają się w trakcie trwania projektu, są to: materiały budowlane, papiernicze.
• Finansowe – to koszty kredytów, leasingu czy ubezpieczenia.
• Administracyjne – to koszty biura PMO, kadr, księgowości, zarządu. W większości przypadku koszty te są brane pod uwagę w funkcjonowaniu firm, ale nie dzieli się ich na projekty, bo zwyczajnie jest to zbyt skomplikowane.

Kolejną perspektywą podziału kosztów to perspektywa realizacji projektów:

• Bezpośrednie – koszty, które można przypisać bezpośrednio do konkretnych zadań z WBS np.: zakup komputera, serwera czy domeny, a także wynagrodzenia konkretnego pracownika.
• Pośrednie – to koszty, które ponosimy w projekcie, ale nie jest łatwe powiązanie ich bezpośrednio z danym zadaniem. Są to np.: wyjazd integracyjny, wynajem sal konferencyjnych czy artykuły papiernicze zużywane w trakcie trwania całego projektu.

Zachęcam was do dzielenia kosztów już na etapie ich planowania, a później w trakcie kontroli weryfikowania, który rodzaj kosztów generuje odchylenie.  Taka wiedza pomoże nam w dokładniejszym szacowaniu kolejnych projektów.