Wyobraźmy/przypomnijmy sobie taką sytuację: dostałeś projekt po kimś kto odszedł z pracy. Projekt na etapie inicjowania i dopinania umowy z klientem. Jest to całkowicie nowa funkcjonalność dla rozwiązania, które sprzedaje twój pracodawca. Twoim klientem jest duża firma, napiszę wprost kopro (tzn: dużo procesów, procedur, audytów, wiele osób z którymi trzeba rozmawiać i mało osób, które jasno określą czego tak naprawdę chcą).

Zaczynasz sprawdzać wymagania, plik składa się z 10 arkuszy Excela po 200 wierszy każdy, ale jak to zwykle bywa do każdego wymagania jest jedno zdanie.

Ze strony biznesu słyszysz: “no przecież to mamy, nie wchodź w szczegóły, trzeba podpisać umowę, a potem będziemy się martwić”.

Ze strony IT słyszysz: “no pewnie podpiszą (biznes/dział handlowy) umowę, a potem to my będziemy się martwić. Brzmi znajomo? “☺ No to jedziemy dalej.

Dostajesz zespół: kilku developerów, testerów, ludzi od infrastruktury, sieci. Każdy z nich jest ‘zachwycony’ precyzją w wymaganiach. Każdy wie, że z takim klientem to na pewno jest narzucony jakiś termin – i nie ma zmiłuj trzeba to zrobić, a dodatkowo jeszcze spodziewają się, że od ciebie jako PMa to nie usłyszą nic innego niż: no to jak to estymujesz/wyceniasz?

I co teraz? Jak z tego wybrnąć, żeby zespół pomimo ogromu prac i nie sprecyzowanych wymagań zarazić optymizmem, a nie zdołować?

Zaproponuję wam jak wybrnąć z takiej sytuacji. Pamiętaj, że jesteś PMem, który zrealizował już kilka projektów, jedne łatwiejsze, inne trudniejsze, ale każdy projekt składa się z wyzwań. Postępuj według takiego scenariusza:

1. Opowiedz zespołowi jak poradziłeś sobie ostatnio z takim projektem.
2. Powiedz czemu zależy firmie na tym kliencie, jakie funkcjonalności zrobimy dzięki temu klientowi, czego nauczymy się od niego i ile w oczach całej firmy zyska nasz dział IT, który wykona prace wpisane w umowę.
3. Obiecaj, że ty jesteś po to, żeby pomóc, a nie przeszkadzać, ale jednocześnie podkreśl, że sam nic nie wskórasz.
4. Jasno przekaż, że nie spodziewasz się, że będzie łatwo.
5. A na koniec, przypomnij jak już raz pokonałeś takie wyzwanie, więc skoro raz się udało to teraz wspólnie też nam się uda.

Każdy z nas wie, że projekty nawet jeśli na początku wyglądają na łatwe, to rzadko kiedy takie są. Dlatego taka rozmowa z zespołem jest ważna i cenna. Daje nie tylko wsparcie, ale zapewnia wszystkich (nawet PMa), że działamy wspólnie i dzięki temu na pewno się uda.

Po takiej rozmowie, każdy z Was pełen optymizmu zacznie rozkładać te 10 arkuszy na czynniki pierwsze. Tylko teraz ważne pytanie, drodzy managerowie, dacie radę przeprowadzić taką rozmowę? Jeżeli macie co do tego wątpliwości to napiszcie do nas. Pomożemy Wam się do takiej rozmowy przygotować.