Minutki (meeting minutes) to bardzo popularna forma podsumowania spotkania, czy telekonferencji. Nie jest to oficjalna dokumentacja, ale poprawnie przygotowana może stanowić jej zalążek, bądź wsad.

Minutki często są przygotowywane na podstawie notatek ad hoc wprost ze spotkania i wysyłane na bieżąco, zaraz po spotkaniu. Ważne jest jednak, aby zawierały najważniejsze informacje i były przygotowane w uporządkowany sposób.

Dobre minutki ze spotkania powinny posiadać:

•         Informację o uczestnikach spotkania i datę spotkania
•         Cel spotkania
•         Agendę spotkania
•         Główne punkty spotkania, które były faktycznie omówione. Jeśli coś jest szczególnie istotne – warto to podkreślić
•         Action items – najlepiej z wybranymi właścicielami i datami dostarczenia
•         Wypisane decyzje, jeśli jakiekolwiek były podjęte w trakcie spotkania
•         Informacje o następnym planowanym spotkaniu

Można również ująć agendę spotkania i główne punkty spotkania jako jeden – dużo osób tak robi. Ja jestem jednak zwolenniczką traktowania tych dwóch elementów oddzielnie, ponieważ agenda powinna być przygotowana przed spotkaniem i udostępniona uczestnikom. Zdarza się, że spotkanie schodzi na inne tory, albo nie wszystko zostanie na nim omówione, warto żeby było to pokazane “czarno na białym”. Unikniemy dzięki temu sytuacji, kiedy miesiąc później ktoś będzie miał wątpliwości czy dany temat był omawiany, czy nie. Może był, ale nie ma go w minutkach? Ponadto, pozwoli łatwo zaplanować agendę kolejnego spotkania i uniknąć pominięcia istotnych tematów.

Aby zebrać wszystkie powyższe informacje pamiętaj:

•         Przygotuj sobie szablon na minutki
•         Na samym początku sprawdź, kto faktycznie jest na spotkaniu, a kto nie. Nie wszyscy zaproszeni zawsze pojawiają się na spotkaniu
•         Dopytuj jeśli nie jesteś pewny, aby główne punkty w minutkach były dla wszystkich jasne i zrozumiałe
•         Postaraj się powtórzyć podjęte decyzje aby sprawdzić, czy wszyscy rozumieją je jednakowo
•         Spróbuj wyłapać najważniejsze rzeczy, bądź selektywny. Minutki nie powinny być szczegółowym sprawozdaniem
•         Jeśli to możliwe – nagraj spotkanie (oczywiście za wiedzą i zgodą uczestników). Wówczas gdy nie będziesz pewny, możesz szybko wrócić do nagrania i sprawdzić. Jest to szczególnie pomocne przy telekonferencjach, gdzie może zerwać połączenie w trakcie, lub możesz kogoś nie do końca zrozumieć.

Co najważniejsze: nie odkładaj pisania minutek na później. Przygotuj je zaraz po spotkaniu, póki jesteś na bieżąco i masz wiedzę w swojej głowie. Potem wpadnie Ci kilka innych istotnych spraw i nie będzie już tak łatwo odtworzyć szczegóły spotkania, które mogą okazać się istotne.

No i na sam koniec, nie zapomnij ich wysłać 😊

Przykładowy szablon: Meeting minutes – szablon