Szacowanie kosztów projektu nie jednemu PMowi spędzało sen z powiek. Jak to zrobić dobrze, czyli nie przeszacować, albo (co gorsza) uniknąć niedoszacowania kosztów i w późniejszym terminie przekroczenia budżetu? Z pewnością jest to jeden z najtrudniejszych elementów procesu planowania projektu, gdyż wymaga rozpatrzenia wielu zmiennych i dobrania odpowiedniego marginesu błędu. Poprawnie oszacowany projekt, pozwoli Ci na uniknięcie stresujących sytuacji w trakcie realizacji projektu.

Dlaczego przeszacowanie projektu jest złe?

Przede wszystkim dlatego, że konkurencja nie śpi. Jeśli  przesadzimy i wyestymujemy projekt dużo nadwymiar, klient może stwierdzić, że to się nie opłaca i po prostu pójdzie do konkurencji. Jeśli zaakceptuje koszta i potem okaże się, że projekt wyszedł sporo „taniej”, klient na pewno się ucieszy, ale czy poleci Twoją firmę? Niekoniecznie, gdyż może ucierpieć na tym reputacja Waszej firmy. Będzie to wyglądało nieprofesjonalnie. Ponadto może to źle wpłynąć na zespół. Jeśli będą mieli za dużo czasu na pracę, mogą łatwo się rozleniwić.

Niedoestymowanie projektu.

Tego chyba nie trzeba nikomu tłumaczyć. Sądzę, że nie jeden PM zmierzył się z tą (raczej mało przyjemną) sytuacją w swoim życiu zawodowym. Jeśli wycenimy nasze prace za nisko, klient będzie sfrustrowany jeśli przyjdzie dopłacić mu do interesu, bądź my będziemy stratni. Pamiętajmy, że nie możemy przesadzić ze zbyt niską ceną. Nie ma co psuć rynku, w tym wypadku również możemy wypaść nie profesjonalnie, klientowi może się to kojarzyć z brakiem jakości bądź chęcią „załatwienia” konkurencji. Robiąc wyjątek dla jednego klienta ze zbyt niską wyceną, do drzwi mogą zapukać kolejni, którzy będą domagali się równie preferencyjnych warunków.

Jak dobrze wyestymować projekt?

Nie ma jednej złotej zasady, która pozwoli nam idealnie wycenić projekt, ale myślę, że poniższe rady mogą Ci pomóc:

•        Doświadczenie – zarówno projektowe, jak i w konkretnej technologii. Jeśli go nie posiadasz, na pewno będzie Ci ciężej niż kolegom po fachu, którzy podobnych projektów zrealizowali już X razy więcej. Nie bój się prosić ich o pomoc. Na swoje potrzeby prowadź dziennik projektu, aby tworzyć punkt odniesienia na przyszłość.
•        Angażuj zespół projektowy. Nikt nie zna swojej pracy lepiej, niż Ci którzy faktycznie ją wykonują. Rób to od samego początku projektu iwaliduj w trakcie jego trwania.
•        Dobrze, jeśli znasz swój zespół, jego możliwości, umiejętności i doświadczenie.
•        Komunikuj się z klientem – musisz wiedzieć, czego klient chce. Nie bój się zadawać pytań i uszczegóławiać wymagań. Na wszystko zbieraj „papierek”. Dodatkowe prośby o zmiany do zakresu projektu śledź i wyceniaj oddzielnie.
•        Zacznij od stworzenia kamieni milowych – od ogółu do szczegółu. Stwórz WBS i wykres Gantta.
•        Używaj aplikacji do śledzenia czasu. Pilnuj swojego zespołu, aby update’owali czas pracy na bieżąco, a nie na koniec miesiąca, aby uniknąć przykrych rozczarowań. Jeśli coś będzie zajmowało więcej czasu niż przewidywano, będziesz mógł zareagować.
•        Przyjmij rozsądny margines bezpieczeństwa. Zazwyczaj spotykam się z marginesem na poziomie 15-20%, który pozwala ogarnąć ryzyka.
•        Pamiętaj, żeby w budżecie uwzględnić czas na spotkania, ewentualne treningi, testy akceptacyjne z klientem.

Dobra estymacja projektu, to zapewne sztuka, ale nie zapominajmy, że jest to proces w zarządzaniu projektem. Wykorzystując wskazówki nie pozwólmy, żeby był to spontaniczny proces twórczy, lecz sztuka oparta na wiedzy i doświadczeniu.

A czy Wy macie jakieś sprawdzone metody, którymi chcielibyście się podzielić?