Komunikacja, Organizacja spotkań, Project Manager, Zarządzanie zespołem

Efekt silosu w zespole

Efekt tworzenia się silosów może wystąpić na poziomie firmy, ale nawet i zespołu. Z własnego doświadczenia wiem, że szczególnie narażone są zespoły pracujące na różnych szerokościach geograficznych. Przykładowo jeden zespół ma swoich członków na trzech różnych kontynentach, w odmiennych strefach czasowych, z innych kręgów kulturowych. Chcąc nie chcąc każda większa organizacja ma swoje silosy, czy to obszary specjalizacji, czy po prostu działy w firmie. Naturalnym jest, że w dużych przedsiębiorstwach trzeba zorganizować i zaklasyfikować procesy, obowiązki, ludzi. Trzeba jednak być ostrożnym, aby silosowe myślenie nie stało się przeszkodą we współpracy. Nie przeskoczymy efektu silosu, kiedy ma on podłoże czysto organizacyjne – stąd skupimy się na bardziej niebezpiecznym z punktu widzenia PMa zjawisku – tworzeniu się silosów w obrębie zespołu.

 

  1. Rozproszona dokumentacja.

Maile, spreadsheety, komunikatory, spotkania statusowe itd. – kiedy wszyscy używają różnych narzędzi komunikacji i przechowywania danych, ciężko o spójność i aktualność danych. Może to skutkować brakiem kompletu informacji i mieć wpływ na podejmowanie decyzji w projekcie. Dlatego już na samym początku projektu postaraj się ustalić jasny kanał komunikacji i przechowywania dokumentów – zarówno po stronie zespołu jak i stakeholderów. Tutaj podpowiadamy: „See U in the cloud” 😉

 

  1. Organizacja spotkań.

Jeśli zespół jest rozproszony pamiętaj, żeby starać się jak najmniej dzielić spotkania. Strefy czasowe są mocno ograniczające, ale spotkałam się z sytuacją, kiedy rytuały Agilowe były dzielone oddzielnie dla części zespołu w Polsce, Indiach i Stanach. Ta nie najlepsza praktyka nie tylko spowodowała konieczność dodatkowej wymiany informacji, ale również podzieliła zespół na silosy według lokalizacji. Staraj się wykorzystać te godziny wspólnego czasu maksymalnie w ciągu dnia, żeby zespół w trakcie spotkań czuł się jednością.

 

  1. Integracja.

Ciężko zintegrować się będąc na różnych kontynentach, ale jako PM możesz wykazać się kreatywnością. Zorganizuj w piątek wspólną konferencję na luźną rozmowę, „donut time” na wspólną kawę i pączka, grę w scrabble online, albo inną rozrywkę, która pozwoli Wam na budowanie zespołu online. Pomysłów jest mnóstwo – wujek Google czeka, żeby Wam pomóc.

 

  1. Dzielenie się wiedzą.

Z przepływem informacji między zespołami wiążę się również przepływ wiedzy. Będąc w jednym biurze na miejscu, zawsze można kogoś zaczepić na kawie i dopytać, albo podzielić się czymś na forum open space’u. Niestety nasi koledzy z tego samego zespołu, ale innego kontynentu nie mają już tyle szczęścia, żeby usłyszeć to, czym możemy się podzielić ad hoc. Postaraj się zachęcić zespół do dzielenia się wiedzą. Może organizować krótkie knowledge sharing session dla chętnych, np. co 2 tyg. Na pewno wpłynie to też pozytywnie na zespół pod kątem integracji. Zadbaj o odpowiednią atmosferę i poczucie, że członek zespołu dzieli się fajnym odkryciem, swoją wiedzą dla wspólnego sukcesu, a nie z przykrego obowiązku.

 

Całkowite pozbycie się silosów jest niemożliwe, bo w pracy zapanowałby chaos. Ale jako Project Manager nie możesz pozwolić na tworzenie się sztucznych podziałów, które negatywnie wpływają na zespół.

Mieliście podobne doświadczenia? Jak udało Wam się rozwiązać problem silosu w zespole?

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *