Ojcowie projektu – RACI.

Sukces ma wielu ojców, a porażka jest sierotą – ale jak ogarnąć tych wszystkich „ojców” w taki sposób, żeby każdy wiedział, co należy do jego obowiązków i jaka jest ich rola w projekcie? Opcja porażki nas nie interesuje, dowozimy projekty!
Nadążanie za wszystkimi rolami i obowiązkami może być nie lada wyzwaniem, zwłaszcza w dużych i złożonych projektach.
Pod drzwiami Project Managera leży gotowe rozwiązanie, wystarczy je podnieść z wycieraczki jak gazetę na amerykańskich filmach. W nagłówku przeczytamy wytłuszczonym drukiem słowo: RACI – znane również jako matryca odpowiedzialności.

Czym jest macierz RACI?

Zacznijmy od rozszyfrowania akronimu, bowiem w nim znajdziemy podstawy definicji.
R – responsible – osoba odpowiedzialna za wykonanie zadania/podjęcie decyzji w projekcie;
A – accountable – osoba odpowiedzialna całościowo za projekt/podejmowanie decyzji/musi zrobić review i „odebrać” prace;
C – consult – osoba, która konsultuje wykonanie zadania;
I – informed – osoba, którą trzeba poinformować o postępach i zakończeniu projekty.

Do czego wykorzystuje się RACI?

Jak wspomniałam we wstępie RACI jest narzędziem, które pomaga wyklarować relacje pomiędzy zadaniami w projekcie, a osobami za nie odpowiedzialnymi. Przypuszczam, że zdarzyło wam się pracować z zespołem, w którym jeden z jego członków nie bardzo wiedział, co ma robić, jakie są jego zadania, albo nie wiedział, u kogo szukać „approvala”. Być może bał się zapytać i założył, że jakoś to będzie. Mogło to wpłynąć na opóźnienie prac albo zamienić się w bloker. Ustalając odpowiedzialności za poszczególne zadania na początku projektu, możesz w prosty sposób określić oczekiwania i uniknąć zamieszania. Jest to istotna informacja z punktu widzenia zarówno zespołu, kierownika projektu jak i interesariuszy. Ponadto przygotowanie RACI na etapie planowania pozwoli łatwo zobaczyć, jak rozkłada się obciążenie w projekcie oraz wyeliminować potencjalną sytuację, w której wszystkie bądź większość zadań lub obowiązków spoczywa na jednej osobie. Pomoże to uniknąć problemów z nadzorem projektu i uniknąć ewentualnych niepowodzeń.

Jak stworzyć macierz RACI?

1. Zidentyfikuj wszystkie osoby zaangażowane w projekcie, począwszy od członków przez interesariuszy, po managerów.
2. Sporządź listę zadań, kamieni milowych i decyzji dla projektu.
3. Stwórz macierz – przydatny może być arkusz kalkulacyjny. Przypisz każdą rolę do kolumny, a każde zadanie do wiersza. Staraj się nazwać role w taki sposób, żeby każdy „przypisany” wiedział, że chodzi właśnie o niego.
4. Przypisz „RACI” do każdej komórki, czyli innymi słowy – zidentyfikuj poszczególne role: responsible, accountable, consult, informed. Umieść po pierwszej literze (R,A,C,I) w odpowiedniej komórce.
5. Przejrzyj gotowe RACI z zespołem i wszystkimi zaangażowanymi osobami.