W tytule ASAP i kilka wykrzykników na końcu, czyli krótki poradnik o tym, jak sobie radzić z licznymi, codziennymi zadaniami, które wpadają do Project Managera.
Każdy Project Manager zna sytuację, kiedy co drugi mail (w najlepszym wypadku) to tak naprawdę action item, który wymaga konkretnego działania. Na dodatek każdy jest ważny, każdy na już i tworzy się kolejka rzeczy do zrobienia na wczoraj. Nie wątpie, że każdy Project Manager doskonale planuje i organizuje swoją pracę, pilnuje terminów, ale niech pierwszy podniesie rękę ten kto nie miał podobnej sytuacji: *ping*, „drogi Project Managerze, co z review dokumentu, które miałem dostać do końca tygodnia a jest piątek 14:55”. Oops, no tak. Zgodziłam się na review przy kawie, wyszłam z kuchni i zapomniałam – tak o to skrzętnie zaplanowany harmonogram mojej pracy się wywraca.
Dlaczego tak się dzieje?
Myślę, że powodem są liczne kanały przychodzących zadań: mail, luźna rozmowa, telekonferencja, Jira albo inny program, czat… Na takie sytuacje nie ma lepszego rozwiązania niż dobrze planować, priorytetyzować i trackować przychodzące zadania. Myślisz, że zajmuje to dużo czasu? Tak, to prawda – ale jest to kwestia dobrego nawyku, który pozwoli zaoszczędzić go dużo więcej na dłuższą metę. Kiedy nauczymy się dobrze zarządzać naszą własną kolejką, na pewno odbije się to pozytywnie na projektach, a my skończymy z przepraszaniem za opóźnienia.
- Zawsze proś o „papier”.
Nawet jeśli wiesz, że nadchodzi nowy projekt i są rzeczy, które powinieneś zrobić, czy sprawdzić na już – poproś o zgłoszenie formalnej prośby/zadania, nie opieraj się tylko na rozmowie. Po pierwsze nie raz spotkałam się z sytuacją, kiedy projekt był pewny na 100%, brakowało jednego podpisu, wszystko na hura bo krótki termin, więc zaczynałam pracę we własnym zakresie i nagle bum, jednak projektu nie robimy, a mój czas po prostu stracony. Po drugie zgłoszenie zadania oficjalną drogą wymusza podanie terminu i szczegółów, co daje jasną informację dla PMa i pozwala łatwiej zaplanować, a nie zgadywać czy ten „asap” to już? Naleganie na oficjalne zgłaszanie zadań może początkowo denerwować twoich requestorów, zwłaszcza tych, których przyzwyczaiłeś do załatwiania spraw od ręki, kiedy poproszą Cię o coś na korytarzu. Nie martw się – przyzwyczają się, za to Ty zyskasz przejrzysty proces przyjmowania pracy i czas, bo nie będziesz musiał poświęcać go na zgadywanie. Jeśli nie masz w pracy jednego i oficjalnego systemu zgłaszania zadań możesz przygotować swój własny szablon. P.S. Czasem „korytarzowy” requestor, który pochyli się nad zgłoszeniem oficjalnym kanałem ma dodatkowy czas, żeby zastanowić się, czy naprawde tego potrzebuje, a być może to drobna sprawa, którą szybciej zrobi sam i nie będzie zawracał Ci głowy?
- Trzymaj wszystko w jednym miejscu.
Wszystkie przychodzące prośby trzymaj w jednym miejscu. Czy to będzie Twój arkusz excela, czy zakładka w OneNote, projekt na Jira – wszystko w jednym miejscu! Wtedy widzisz ile realnie masz do zrobienia i możesz prościej uporządkować i spriorytetyzować zadania. Zespół projektowy pracuje z backlogiem, spróbuj i Ty.
- Priorytetyzuj.
Jak wspomniałam powyżej, jeśli masz wszystkie przychodzące requesty w jednym miejscu – możesz łatwo podzielić na kategorie i spriorytetyzować. Jak to zrobisz, to już zależy od Ciebie, ale dzięki temu nie ominiesz żadnego ważnego terminu – a jeśli już widzisz, że z czymś nie zdążysz możesz poinformować requestora tydzień wcześniej, a nie godzinę wcześniej.
- Dziel i trackuj.
Jeśli request jest duży – podziel go na mniejsze, przypisz daty. To pozwoli Ci łatwiej trackować swój własny postęp. Jeśli coś już zrobiłeś – nie zapomnij wyrzucić tego z Twojej to-do listy, po co robić coś dwa razy ? 😉
To co opisałam w tym artykule może wydawać się oczywiste, ale mimo to nie każdy Project Manager umie zarządzać swoją własną kolejką. A jak zarządzać całym projektem, skoro u siebie na podwórku taki bałagan? Z mojego doświadczenia, do pracy z dnia na dzień polecam Onenote. Codziennie rano, zaraz po zaparzeniu kawy tworzę sobie nową tabelkę na dany dzień, która ma swój określony szablon: nazwa zadania, deadline, priorytet, status. Dzięki temu widzę, czy coś zostało z dnia poprzedniego i śledząc maile/program do zarządzania projektami oraz inne źródła wszystkie nowe zadania wrzucam do jednego miejsca. Wówczas szybka priorytetyzacja i do dzieła. Początkowo zajmowało mi to dużo czasu, ale teraz 15-30 minut i wiem co mam do roboty i na kiedy.