Podczas realizacji prac projektowych często zdarza się, że klient prosi nas o małe zmiany, które przecież zajmują tylko chwilę. Ile razy zdarzyło Wam się, że przez takie drobne, nic nie znaczące zmiany popłynęliście z harmonogramem, czy z budżetem? Wielokrotnie jednak będąc dostawcą boimy się odmówić,  bo przecież nie możemy wyjść na mało elastycznych. Warto jednak wprowadzić zarządzanie zmianą, co spowoduje, że PM nie straci kontroli nad czasem, budżetem i zakresem, dostawca będzie elastyczny, a klient nie poczuje się urażony, że mu odmawiamy. Zarządzanie zmianą można wprowadzić w prosty sposób, stawiając na realizację przez cały projekt kilku punktów:

• Prowadźmy rejestr zmian, brzmi dumnie, a w praktyce to jest np. projekt na JIRA w którym wprowadzamy zgłoszenia zmian, które chce wprowadzić klient
• Zgłoszenie zmiany powinno zawierać kilka informacji niezbędnych dla sponsora oraz zespołu, takich jak:
  • Nazwa zmiany
  • Opis zmiany
  • Przyczyna zgłoszenia zmiany
  • Imię i nazwisko zgłaszającego
  • Data zgłoszenia zmiany
• Zastanówcie się też nad wprowadzeniem do formatki zgłoszeniowej następujących pytań – nie jest to obowiązkowe, ale zdecydowanie ułatwi podejmowanie decyzji:
  • Jak zmiana wpłynie na harmonogram?
  • Czy wprowadzenie zmiany spowoduje przekroczenie budżetu?
  • Czy zmiana spowoduje odejście od założeń/wymagań technicznych?
  • Czy wprowadzenie zmiany spowoduje konieczność wprowadzenia zmian w kolejnych funkcjonalnościach?
  • Czy zmiana będzie miała wpływ na wymagania prawne, czynniki polityczne lub bezpieczeństwa?
• Zmiany powinny mieć statusy, np.:
  • Nowa
  • Do estymacji (zespołu)
  • Wyestymowana
  • Do uzupełnienia (informacji/danych przez zgłaszającego)
  • Do akceptacji (komitetu sterującego)
  • Zaakceptowana
  • Odrzucona
• Przeglądajmy co tydzień, 2 tygodnie zgłoszone zmiany, sprawdzajmy wspólnie z klientem ich kompletność w opisie, status zmiany, aktualność, oraz możliwości realizacji
• Ustalmy z klientem jakie zmiany może akceptować PM, a od którego momentu klient chce akceptować zmiany samodzielnie

Projekt ewoluuje z tygodnia na tydzień, z etapu na etap, a jego stałą częścią jest zmiana. Jeżeli nie wprowadzimy w życie tych kilku punktów, w naszych projektach pojawi się kolejny stały punkt: przekroczenie budżetu, czasu projektu lub zrealizowanie większego/mniejszego zakresu niż ustalony na początku. Czy wtedy klient pochwali nas za elastyczność?