Codzienne spotkanie „stand-up” służy komunikacji wewnątrz zespołu, aby być na bieżąco ze statusem pracy kolegów w projekcie, typowo odpowiada na pytania „Co zrobiłem wczoraj aby mój zespół mógł osiągnąć cel sprintu?”, „Co zrobię dzisiaj aby mój zespół osiągnął cel sprintu?”, „Czy na mojej drodze są jakieś blokery, które uniemożliwiają osiągnięcie celu sprintu?”. Spotkanie powinno trwać 5-15 minut, odbywać się zawsze o tej samej porze, najlepiej na stojąco, bo wtedy nikt nie będzie miał ochoty spotkania przedłużać, co zwiększy efektywność.   Po prostu: krótko, zwięźle i na temat. Przeprowadzanie stand-upów nie brzmi jak wyzwanie, a jednak może się nim stać.

Załóżmy taką sytuację: zespół projektowy składa się z osób, które pracują na różnych kontynentach, w trzech strefach czasowych. Spotkanie ma formę telekonferencji, codziennie o tej samej godzinie. Jednak w biurze A jest środek dnia, w biurze B koniec dnia (już dawno po godzinach pracy), a w biurze C dzień dopiero wstaje. Zespół zmaga się z następującymi problemami:

• jest to konferencja tylko i wyłącznie głosowa, gdyż pracownicy biura C, gdzie dzień dopiero wstaje, bardzo często wdzwaniają się w drodze do pracy , a pracownicy biura B są w drodze do domu, lub kładą już dzieci spać. Co za tym idzie ciężko skupić na sobie uwagę pozostałych członków zespołu, niestety w większości każdy czeka tylko na wywołanie swojego imienia, „odbębnienia update’u” i wraca do swoich zajęć.
• dla zespołu A jest to środek dnia roboczego, co powoduje oderwanie się od pracy i wytrącenie z toku myślenia,
• telekonferencja trwa zazwyczaj ok. 30 minut, co powoduje znudzenie osób na telekonferencji, ciężko ją skrócić, bo czas zajmuje wdzwonienie się na telekonferencje, przełączenie między użytkownikami, zawsze jakiś problem z połączeniem itp.,
• pracownicy biura B (pomimo, że do tego zobowiązani) często opuszczają telekonferencje ze względu na późną godzinę, co frustruje pozostałych, którzy na telekonferencje się wdzwaniają.
• jeśli ktoś się nie wdzwoni, ominie go update innych i na odwrót,
• z racji tego, że zespół jest spory (mało Agilowy), nie każdy jest zainteresowany updatem innej osoby.

Kiedy zaczęłam pracę w  jednej z lokacji, zespół nie krył się z niechęcią do stand-upów, które były traktowane jako przykry obowiązek, co najgorsze nie widziano w tym wartości dla zespołu. To chyba przeraziło mnie najbardziej, bo to przecież zespół jest beneficjentem stand-upu, nie Project Manager. Na szczęście po przeprowadzeniu rozmów, okazało się, że to co nie pasuje zespołowi najbardziej to forma stand-upu, nie samo spotkanie. Zaczęłam szukać rozwiązania u swoich koleżanek i kolegów po fachu, no i oczywiście u wujka Google. Okazało się, że wiele firm, w tym naprawdę duuuużych korporacji ma podobne problemy. Rozwiązanie, które wybrałam to użycie programu typu „slack” umożliwiający wysyłanie błyskawicznych wiadomości.

Jak to działa?

Komunikator tego typu pozwala utworzyć grupę lub oddzielny kanał na codzienny update. Dzięki temu zespół ma jedno spotkanie mniej do uczestniczenia ( a mają ich naprawdę mnóstwo). Swój update mogą szybko i wygodnie wysłać z telefonu, z każdego miejsca, nawet z łazienki 😉  Można wygodnie przeczytać update innych, to co interesuje nas mniej szybko „przeskrolujemy”, ale na pewno nie ominie nas update nikogo. Pisząc update na komunikatorze każdy ma czas żeby zastanowić się, co chce napisać, dzięki czemu mniejsza szansa, że coś istotnego umknie. Bardzo często taki program umożliwia zadanie pytania do konkretnej wypowiedzi danej osoby, co pozwala zachować porządek i przejrzystość, a może również przyczynić się do wartościowych dyskusji. W naszym zespole to rozwiązanie się sprawdziło.

Co więcej słyszałam, że istnieją już boty, które mogą poprowadzić taki stand-up.

Podzielcie się swoimi doświadczeniami w usprawnianiu